You can add and manage who can access your listing on the extranet. How you do this depends on your property type. Learn more about property types here.
Managing user access for hotel-type properties and multi-unit homes
Adding a new user
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click Add a new user.
- Enter the user’s name, email address to be associated with the YCS account, and phone number.
- Select all properties the user should have access to, then select the user roles for each property.
- Click Apply.
Editing user details and access
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click the edit icon for user you want to update.
- Edit the user details as needed.
- Update user roles in the dropdown, or click the trash icon to remove the user’s access to that property. Remove a user’s access to all properties at once by clicking Revoke all access.
- Carefully review all changes, then click Proceed to save the changes.
Add or edit phone numbers contact details
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Select the country code and enter the phone number.
- Click Apply, then review the summary and click Proceed.
- A confirmation request will be sent to your registered email address.
- Open the email and click Confirm to finalize the update.
Please note that:
- If your phone number requires updating, re-authentication via OTP will be necessary. This process provides temporary access so that you can edit your phone number while ensuring your account’s continued security.
- Each YCS user can only have one phone number listed.
- Multiple YCS users can share the same phone number.
- The above steps may not be applicable to some properties.
User roles and access levels
|
Role name |
Access level |
| Admin | Full access to Property’s Extranet except Finance |
| Content Only | Manage content only |
| Reservations Only | Manage reservations only |
| Finance — Supervisor | Review and approve payments. and manage bank accounts |
| Finance –Card Info Viewer | Review and approve payments, and view UPC details |
| Finance — General | Review and approve payments |
A few things to note about user roles:
- Any user can assign, edit, or remove roles for other users if the assignee’s role is lower or equal in rank.
- Admins hold the top position, having full access to the property’s extranet and being the only role that can manage all other role types.
- Content Only and Reservations Only users can only manage roles of their own type and grant them to other users respectively.
- Finance – Supervisors can manage both General and Supervisor roles.
- Finance – Card Info Viewers may control General roles and their own, ensuring system integrity by regulating the distribution of access rights.
- Finance – General users can only manage roles of their own type.
Two-factor authentication and notifications
For security purposes, we have implemented Two-Factor Authentication (2FA) for changes in user management. This means that alongside your password, a second level of verification will be required to make changes. 2FA will be required for all user modifications, ensuring that only authorized personnel are able to adjust these settings.
Furthermore, to ensure transparency and keep all team members up to date, we send out notifications to all Admin accounts whenever any modifications are made to user settings or property access rights. This gives Admins full awareness of changes made to user configuration, regardless of the nature of the alteration, and allows immediate action if any change is unauthorized or mistaken. This consistent communication aids in seamless role management within YCS.
Managing user access for single-unit homes
To manage user access to your property on the extranet, please contact us for support.
FAQ
Die YCS-Benutzerverwaltung ist eine Selbstbedienungsfunktion in YCS, mit der Sie Benutzerrollen und Zugriffsrechte für Ihre Unterkunft verwalten können.
Es gibt verschiedene Rollen, die jeweils eigene Berechtigungen haben. Zum Beispiel hat Admin vollen Zugriff auf das Extranet Ihrer Unterkunft, Content Only verwaltet Inhalte und Reservations Only verwaltet Reservierungen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Finanzfunktionen, die jeweils auf spezifische finanzbezogene Aufgaben zugeschnitten sind.
Gehen Sie zum Bearbeitungsfenster und aktivieren oder deaktivieren Sie die Rollen in der Dropdown-Liste.
Durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol können Sie einem Benutzer den gesamten Zugriff auf eine bestimmte Unterkunft entziehen.
Mit der Schaltfläche “Alle Zugriffsrechte widerrufen” wird einem Benutzer der Zugriff auf alle Unterkünfte in YCS entzogen. Verwenden Sie diese Taste mit Vorsicht.
Die Fähigkeit, Rollen zuzuweisen, hängt von Ihrer eigenen Rolle und deren hierarchischer Stellung ab. Benutzer können Rollen zuweisen, bearbeiten und entfernen, die gleich oder niedriger als ihre eigenen sind, aber Admin-Benutzer können alle Rollen verwalten.
Neue Benutzer können sich über “Passwort vergessen” anmelden Weitere Einzelheiten finden Sie unter folgendem Link zur Kontoerstellung und Anmeldung im Extranet
Nur die Person, die die Änderungen an den Benutzerrollen oder Zugriffsrechten veranlasst, muss den 2FA-Prozess abschließen. Diese Vorsichtsmaßnahme dient dazu, die Identität der Person zu überprüfen, die die Änderungen vornimmt, um sicherzustellen, dass diese Änderungen beabsichtigt und genehmigt sind.
Die an Admins gesendeten Benachrichtigungen informieren sie über alle Änderungen, die an Benutzerrollen und Zugriffsrechten vorgenommen werden. Das bedeutet, dass Sie über alle Änderungen in der Konfiguration informiert werden, egal wie geringfügig oder umfangreich sie sein mögen.
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