Cet article guidera les utilisateurs YCS dans la gestion des rôles et des niveaux d’accès des différents utilisateurs pour leur établissement à l’aide de l’outil de gestion des utilisateurs YCS.
Dans cet article :
La gestion des rôles des utilisateurs et des niveaux d’accès dans l’outil de gestion des utilisateurs YCS est cruciale pour maintenir la sécurité et l’efficacité des opérations de votre établissement. En contrôlant efficacement l’accès aux différentes fonctions et données, les partenaires peuvent s’assurer que les informations sensibles sont protégées et que les membres de l’équipe disposent des autorisations nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Cet article vous fournira un guide complet sur la façon de gérer l’accès des utilisateurs, ce qui vous permettra d’optimiser la gestion de votre établissement et d’améliorer la productivité globale.
Ajout de nouveaux comptes d’utilisateurs sur YCS
Pour créer un nouveau compte d’utilisateur sur YCS et parametrer l’accès à l’établissement, suivez les étapes suivantes :
- Connectez-vous à YCS.
- Accédez à Paramètres >> Gestion des utilisateurs.
- Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur et attendez qu’une fenêtre contextuelle s’affiche.
- Indiquez les détails du nouvel utilisateur dans cette fenêtre. Les champs obligatoires sont les suivants :
- Prénom
- Nom
- Adresse E-mail à associer sur YCS.
- Les identifiants d’hôtel (HID) des établissements auxquelles ils devraient avoir accès.
- Les rôles qu’ils occupent dans le cadre de chaque établissement spécifique.
- Sélectionnez l’indicatif du pays et entrez le numéro de téléphone
- Une fois toutes les informations requises complétées, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour enregistrer les modifications.
- Si un message de réussite apparaît, cela signifie que les nouveaux utilisateurs ont été ajoutés avec succès.
Gestion des rôles d’utilisateur existants
Pour gérer les rôles d’utilisateur existants sur YCS, procédez comme suit :
- Connectez-vous à YCS.
- Accédez à Paramètres >> Gestion des utilisateurs.
- Dans la zone de gestion des utilisateurs, localisez la liste des utilisateurs existants qui indique toutes les personnes ayant accès à l’établissement sélectionné sur YCS.
- Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez modifier. Pour modifier leurs paramètres, cliquez sur l’icône Modifier à côté de leur nom.
- Une fenêtre s’affiche avec les détails de l’utilisateur, y compris les établissement et les rôles auxquels il a accès.
- Sélectionnez l’indicatif du pays et entrez le numéro de téléphone.
- Dans cette fenêtre, effectuez les modifications nécessaires. Par exemple, vous pouvez ajuster l’accès d’un utilisateur à différents établissements en cochant ou décochant les cases situées à côté de chaque établissement répertorié.
- L’icône Corbeille peut être utilisée pour supprimer l’accès d’un utilisateur à un établissement en particulier, ce qui révoquerait tous les accès associés à cet établissement.
- Si vous souhaitez supprimer l’accès d’un utilisateur à tous les établissements auxquels il est connecté, cliquez sur Révoquer tous les accès. Attention : cette action supprimera complètement l’accès de l’utilisateur à tous les établissements des YCS, il faut donc s’assurer que l’on souhaite mener à bien cette action.
Ajouter ou modifier des numéros de téléphone ou des coordonnées
- Naviguez vers YCS >> Parametres >> Gestion des utilisateurs.
- Cliquez sur le nom de l’utilisateur pour ajouter ou modifier son numéro de téléphone.
- Sélectionnez l’indicatif du pays et entrez le numéro de téléphone.
- Cliquez sur Appliquer, puis examinez le résumé et cliquez sur Continuer.
- Une demande de confirmation sera envoyée à l’adresse e-mail que vous avez enregistrée
- Ouvrez l’e-mail et cliquez sur Confirmer pour finaliser la mise à jour
- Si votre numéro de téléphone doit être mis à jour, une nouvelle authentification par OTP sera nécessaire. Cette procédure permet un accès temporaire afin que vous puissiez modifier votre numéro de téléphone tout en garantissant la sécurité de votre compte.
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Chaque utilisateur de YCS ne peut avoir qu’un seul numéro de téléphone (comme pour une adresse e-mail).
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Plusieurs utilisateurs de YCS peuvent partager le même numéro de téléphone.
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Les étapes ci-dessus peuvent ne pas s’appliquer à certains établissements.
Liste des rôles et des niveaux d’accès des utilisateurs
Vous trouverez ci-dessous une liste des rôles d’utilisateur que les partenaires peuvent attribuer sur YCS, ainsi que leurs niveaux d’accès.
|
Nom du rôle |
Niveau d’accès |
| Administrateur | Accès complet à l’Extranet de l’établissement, à l’exception de la finance |
| Contenu uniquement | Gérer le contenu uniquement |
| Réservations uniquement | Gestion des réservations uniquement |
| Finances — Superviseur | Examiner et approuver les paiements et gérer les comptes bancaires |
| Finance — Visionneuse d’informations sur les cartes | Examiner et approuver les paiements, et consulter les détails de l’UPC |
| Finances — Généralités | Examiner et approuver les paiements |
Notes sur le rôle de l’utilisateur :
- Tout utilisateur peut attribuer, modifier ou supprimer des rôles pour d’autres utilisateurs si le rôle de l’attributaire est de rang inférieur ou égal.
- Les administrateurs occupent la position la plus élevée, ayant un accès complet à l’extranet du bien et étant le seul rôle à pouvoir gérer tous les autres types de rôles.
- Les utilisateurs « Contenu uniquement » et « Réservations uniquement » ne peuvent gérer que les rôles de leur propre type et les accorder à d’autres utilisateurs respectivement.
- Finances – Les superviseurs peuvent gérer à la fois des rôles généraux et des rôles de superviseurs.
- Finance – Visionneuse d’informations sur les cartes permet de contrôler les rôles généraux et les siens, ce qui garantit l’intégrité du système en régulant la distribution des droits d’accès.
- Finance – Les utilisateurs généraux ne peuvent gérer que les rôles de leur propre type.
Authentification à deux facteurs et notifications
Pour des raisons de sécurité, nous avons mis en place l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les changements dans la gestion des utilisateurs. Cela signifie qu’en plus de votre mot de passe, un deuxième niveau de vérification sera nécessaire pour effectuer des modifications. le système 2FA sera exigé pour toutes les modifications apportées par les utilisateurs, afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse ajuster ces paramètres. En outre, pour garantir la transparence et tenir tous les membres de l’équipe informés, nous envoyons des notifications à tous les comptes d’administration lorsque des modifications sont apportées aux paramètres de l’utilisateur ou aux droits d’accès à l’établissement. Les administrateurs sont ainsi pleinement informés des modifications apportées à la configuration de l’utilisateur, quelle qu’en soit la nature, et peuvent prendre des mesures immédiates en cas de modification non autorisée ou erronée. Cette communication cohérente contribue à une gestion transparente des rôles au sein de YCS.
FAQ
L’outil de gestion des utilisateurs de YCS est une fonction en libre-service de YCS qui vous permet de gérer les rôles des utilisateurs et les droits d’accès pour votre établissement.
Il existe différents rôles, chacun ayant ses propres autorisations. Par exemple, Admin a un accès complet à l’extranet de votre établissement, « Contenu uniquement » gère le contenu et « Réservations uniquement » gère les réservations. Il existe également différentes fonctions financières, chacune étant adaptée à des tâches spécifiques liées à la finance.
Allez dans la fenêtre d’édition et cochez ou décochez les rôles dans la liste déroulante.
Le bouton Corbeille permet de révoquer tous les accès d’un utilisateur à un seul établissement.
Le bouton « Révoquer tous les accès » permet de révoquer l’accès d’un utilisateur à tous les établissements de YCS. Utilisez ce bouton avec précaution.
La possibilité d’attribuer des rôles dépend de votre propre rôle et de sa hiérarchie. Les utilisateurs peuvent attribuer/modifier/supprimer des rôles de niveau égal ou inférieur au leur, mais les administrateurs peuvent gérer tous les rôles.
Les nouveaux utilisateurs peuvent se connecter via « J’ai oublié mon mot de passe » Pour plus de détails, voir Comment puis-je me connecter à l’extranet d’Agoda ?
Seule la personne à l’origine de la modification des rôles ou des droits d’accès de l’utilisateur devra compléter la procédure 2FA. Cette précaution permet de vérifier l’identité de la personne qui effectue les modifications, et de s’assurer que ces modifications sont intentionnelles et autorisées.
Les notifications envoyées aux administrateurs les avertissent de toutes les modifications apportées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs. Cela signifie que vous serez informé de toute modification de la configuration, qu’elle soit mineure ou majeure.
Contactez nous
Vous cherchez encore une solution ? Contactez-nous via le bouton « Besoin d’aide » de YCS ou d’autres méthodes.
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