Les clients ayant effectué une réservation peuvent vous envoyer des demandes d’informations relatives  à leurs réservations à venir. Les demandes envoyées via Agoda seront transmises à l’établissement pour examen avant toute modification ;  celles-ci étant soumises aux conditions d’annulation de la réservation.

Contacter les clients depuis la page Réservations

1. Connectez-vous à YCS. Si vous gérez plusieurs établissements, sélectionnez l’établissement voulu dans Annonces.

2. Allez dans la rubrique Réservations, puis sélectionnez la réservation correspondant au client que vous souhaitez contacter.

3. Sélectionnez l’icône de messagerie dans la colonne des actions rapides pour envoyer un message.

Contacter les clients depuis l’onglet Messages

1. Connectez-vous à YCS. Si vous gérez plusieurs établissements, sélectionnez l’établissement voulu dans Annonces.

2. Cliquez sur l’icône de messagerie en haut de la page.

3. Sélectionnez un message auquel répondre.

Demandes spéciales

• Les clients peuvent envoyer des demandes spéciales concernant leur réservation et souhaitent  généralement  recevoir une confirmation  rapide  leur indiquant  si  leur demande peut être satisfaite.
• Cette demande sera traitée via le système de  messagerie client d’Agoda.
• Politique d’Agoda concernant les demandes spéciales : par  défaut, aucune demande spéciale n’est confirmée et celles-ci sont soumises à disponibilité à l’établissement au moment de l’arrivée.
• Nous invitons les établissements à répondre  rapidement en indiquant s’ils  sont en mesure ou non de  satisfaire cette demande.

Modifications/Annulations de réservation

Les clients peuvent contacter Agoda ou l’établissement pour toute demande ou tout problème lié à leur réservation.

• Politique d’Agoda concernant les demandes spéciales : les demandes transmises via Agoda seront acceptées ou refusées conformément à la politique d’annulation de la réservation.
• Pour toute demande de modification d’une réservation effectuée directement qui a été envoyée et  acceptée  par l’établissement, vous pouvez  demander  au client de contacter le service client d’Agoda via le lien figurant sur sa  confirmation  de réservation afin de faire modifier ou annuler sa réservation.
• Vous pouvez peut-être aider le client en contactant  vous-même le service client. Toutefois, les modifications peuvent encore nécessiter une confirmation  de la part du client.
• Le consentement des deux parties est requis avant toute modification effectuée par Agoda.

Hors période de la politique d’annulation

• Définition : Conformément aux conditions de réservation, aucuns frais d’annulation ne s’appliquent à cette réservation pendant la période de demande.
• Politique d’Agoda concernant les demandes de réservation :  Dans ce cas, les clients peuvent modifier, annuler ou réserver à nouveau sans aucun problème. Des modifications tarifaires peuvent s’appliquer.

Durant la période de la politique d’annulation

• Définition La réservation est soumise  à la  politique d’annulation, et toute modification, annulation ou non-présentation peut entraîner des frais.
• Politique d’Agoda concernant les demandes de réservation :  Agoda refusera toute demande de modification ou d’annulation gratuite pour les réservations  couvertes par une politique d’annulation.
• Les demandes qui ne respectent pas la politique de réservation mais pour lesquelles le client insiste seront transmises à l’établissement par téléphone ou par e-mail de la part de notre service client afin d’obtenir une confirmation.
• Le consentement des deux parties est requis avant toute modification effectuée par Agoda.

Nous encourageons les établissements à prendre en compte les raisons qui motivent les demandes des clients afin de maintenir d’ excellentes  relations avec ces derniers. 

Force majeure / Catastrophe naturelle / Troubles politiques

• Définition : Événements  ou circonstances  échappant au contrôle raisonnable d’une partie, autres que des conditions économiques défavorables ou des contraintes financières ou opérationnelles générales, qui rendent impossible ou illégale l’exécution des conditions de réservation ou l’accomplissement de leurs obligations par  une  partie.
• Politique d’Agoda concernant les demandes de réservation : Agoda examinera les conséquences signalées par le client ou l’établissement et annulera les réservations concernées dès que la situation aura été confirmée. L’établissement devrait également renoncer à facturer les réservations concernées dans ces cas-là, car il s’agit de circonstances indépendantes de la volonté de chacun.
• Veuillez consulter les conditions générales d’Agoda sur  YCS > Ressources > Conditions générales pour prendre connaissance de l’intégralité des conditions.

Avis de demande d’exonération des frais d’annulation

• Si le client insiste pour obtenir une annulation sans frais  alors que la  réservation est encore couverte par la politique d’annulation, notre service client vous enverra une notification par e-mail pour vous informer de cette demande.
• L’e-mail contiendra les détails de la réservation et le motif de l’annulation.
• Vous disposerez de 48 heures pour choisir entre  Accepter l’exonération ou  Refuser l’exonération  avant que le message n’expire.
  • Accepter l’exonération = la réservation sera immédiatement annulée sans frais et le client sera intégralement remboursé.
  • Refuser l’exonération = la réservation restera inchangée et une notification sera également envoyée au client.
• Si nous ne recevons pas de réponse de votre part, notre service client vous contactera par e-mail ou par téléphone.

Exemple de notification de demande d’exonération des frais d’annulation :

Foire aux questions

Je n’ai plus de chambres disponibles dans mon établissement pour la réservation que j’ai reçue via Agoda. Que dois-je faire ?  Aidez à trouver un autre logement  similaire pour le client. Vous pouvez nous contacter ou contacter directement  le  client via le système de messagerie d’Agoda pour l’informer du changement d’établissement  proposé . J’ai proposé un autre type  de chambre  aux  clients, mais ils n’ont pas accepté. Ils souhaitent annuler la réservation. Quelles en seront les conséquences pour moi ? Le client a le droit d’annuler la réservation s’il n’accepte pas le changement de logement proposé. Vous ou le client pouvez contacter le service client d’Agoda pour finaliser cette opération. L’établissement pourrait se voir infliger  une  pénalité s’il ne respecte pas la réservation.

En savoir plus

• Comment puis-je commencer à utiliser la messagerie client d’Agoda ?
• Conditions générales d’Agoda
• Que dois-je faire si je ne peux pas accueillir un hôte ?