You can add and manage who can access your listing on the extranet. How you do this depends on your property type. Learn more about property types here.
Managing user access for hotel-type properties and multi-unit homes
Adding a new user
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click Add a new user.
- Enter the user’s name, email address to be associated with the YCS account, and phone number.
- Select all properties the user should have access to, then select the user roles for each property.
- Click Apply.
Editing user details and access
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click the edit icon for user you want to update.
- Edit the user details as needed.
- Update user roles in the dropdown, or click the trash icon to remove the user’s access to that property. Remove a user’s access to all properties at once by clicking Revoke all access.
- Carefully review all changes, then click Proceed to save the changes.
Add or edit phone numbers contact details
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Select the country code and enter the phone number.
- Click Apply, then review the summary and click Proceed.
- A confirmation request will be sent to your registered email address.
- Open the email and click Confirm to finalize the update.
Please note that:
- If your phone number requires updating, re-authentication via OTP will be necessary. This process provides temporary access so that you can edit your phone number while ensuring your account’s continued security.
- Each YCS user can only have one phone number listed.
- Multiple YCS users can share the same phone number.
- The above steps may not be applicable to some properties.
User roles and access levels
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Role name |
Access level |
| Admin | Full access to Property’s Extranet except Finance |
| Content Only | Manage content only |
| Reservations Only | Manage reservations only |
| Finance — Supervisor | Review and approve payments. and manage bank accounts |
| Finance –Card Info Viewer | Review and approve payments, and view UPC details |
| Finance — General | Review and approve payments |
A few things to note about user roles:
- Any user can assign, edit, or remove roles for other users if the assignee’s role is lower or equal in rank.
- Admins hold the top position, having full access to the property’s extranet and being the only role that can manage all other role types.
- Content Only and Reservations Only users can only manage roles of their own type and grant them to other users respectively.
- Finance – Supervisors can manage both General and Supervisor roles.
- Finance – Card Info Viewers may control General roles and their own, ensuring system integrity by regulating the distribution of access rights.
- Finance – General users can only manage roles of their own type.
Two-factor authentication and notifications
For security purposes, we have implemented Two-Factor Authentication (2FA) for changes in user management. This means that alongside your password, a second level of verification will be required to make changes. 2FA will be required for all user modifications, ensuring that only authorized personnel are able to adjust these settings.
Furthermore, to ensure transparency and keep all team members up to date, we send out notifications to all Admin accounts whenever any modifications are made to user settings or property access rights. This gives Admins full awareness of changes made to user configuration, regardless of the nature of the alteration, and allows immediate action if any change is unauthorized or mistaken. This consistent communication aids in seamless role management within YCS.
Managing user access for single-unit homes
To manage user access to your property on the extranet, please contact us for support.
よくあるご質問
YCSユーザー管理ツールとは、ユーザーの役職と宿泊施設へのアクセス権限を管理するために用意された、YCSのセルフサービス機能です。
役職にはさまざまなタイプがあり、それぞれが独自の権限セットを保持します。たとえば、「管理者」は宿泊施設の管理画面への完全なアクセス権限を保持する一方で、「コンテンツのみ」のユーザーはコンテンツを管理し、「予約のみ」のユーザーは予約を管理します。また、経理関連の役職も多数あり、それぞれが特定の経理に関するタスクに合わせてカスタマイズされています。
編集ウィンドウに移動して、ドロップダウンリストで役職をオンまたはオフにします。
［ゴミ箱］ボタンは、単一の宿泊施設に対するユーザーのすべてのアクセスを削除します。
［すべてのアクセスを削除］ボタンは、YCS上にあるすべての宿泊施設に対するユーザーのアクセスを削除します。このボタンは慎重にご使用ください。
役職を割り当てられるかどうかは、ご自身の役職と階層によって異なります。ユーザーは、自分のレベルと同等または下位レベルのロールの割り当て/編集/削除を実行できます。一方、管理者ユーザーはすべての役職を管理できます。
新しいユーザーは、「パスワードを忘れた場合」をクリックすることでログインできます。 詳細はアゴダの管理画面にログインするにはどうすればいいですか？をご参照ください。
ユーザーロールまたはアクセス権限の変更を実行するユーザーのみが、二段階認証のプロセスを完了する必要があります。このプロセスは、変更を行うユーザーの本人確認と、これらの変更が意図的かつ承認済みであることを保証するために、予防的措置として行われます。
管理者には、ユーザーロールとアクセス権限に対して行われたすべての変更に関する通知が送信されます。これは、変更の重要性の大小にかかわらず、設定が変更されたことを把握するために行われます。
Contact us
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ご回答いただきありがとうございます。具体的な理由を伺えますと幸いです。
ご期待にお応えできず申し訳ございません。よろしければ、具体的な理由を伺えますと幸いです。
