本文將引導YCS使用者運用「YCS使用者管理工具」，來管理住宿中不同使用者的職位和權限等級。
透過「YCS使用者管理工具」管理使用者職位和權限等級，對於維護住宿營運的安全性和效率來說至關重要。 透過有效控制可以使用功能和數據資料的人員，合作夥伴可以確保敏感資訊得到保護，同時確保團隊成員擁有執行任務所需的適當權限。 本文將提供您一份全面的指南，教您如何管理使用者權限，以幫助您優化住宿管理並提高整體生產力。
新增YCS使用者帳戶
若要建立新的YCS使用者帳戶並授予住宿存取權限，請按照下列步驟操作：
- 登入YCS。
- 前往設定 >> 管理使用者
- 點擊新增新使用者，然後等待彈出式視窗跳出。
- 在這個視窗中，填寫新使用者的詳細資訊。 必填欄位包括：
- 護照英文名
- 護照英文姓
- 要在YCS上使用的電子信箱。
- 要授予訪問權限的住宿編號 (HID)。
- 他們在各個住宿中所擔任的職位。
- 選擇國家代碼並輸入電話號碼。
- 在填妥所有必要資訊後，點擊「新增使用者」以儲存變更。
- 如果出現成功通知，則表示已成功新增使用者。
管理現有使用者的權限
若要在YCS上管理現有使用者職位，請按照以下步驟操作：
- 登入YCS。
- 前往設定 >> 管理使用者
- 在「使用者管理」區塊中，找到現有的使用者清單，顯示所有有權訪問特定住宿的YCS使用者。
- 選擇您希望編輯的使用者。 若要編輯設定，請點擊該使用者名稱旁邊的「編輯」圖示。
- 一個視窗將彈出，顯示該使用者的詳細資訊，包括他們有權造訪的住宿和職位。
- 選擇國家代碼並輸入電話號碼。
- 在此視窗中進行必要變更。 例如，您可以透過勾選或取消勾選每間住宿旁邊的方框來調整使用者在不同住宿的訪問權限。
- 「垃圾桶」圖示可用於移除使用者對特定住宿的訪問權限，這將撤銷使用者和該住宿相關的所有訪問權限。
- 如果您希望移除使用者對所有已連接住宿的訪問權限，請點擊「撤銷所有訪問權限」。 請注意：此操作將完全移除該使用者對YCS上所有住宿的訪問權限，因此請確認您確定要執行此操作。
新增或編輯電話號碼等聯絡資訊
- 前往YCS >> 設定 >> 管理使用者。
- 點擊該使用者的名稱，以新增或編輯他們的電話號碼。
- 選擇國家代碼並輸入電話號碼。
- 點擊「套用」，然後查看摘要並點擊 「繼續」。
- 申請確認郵件會傳送至您註冊的電子信箱。
- 開啟電子郵件，並點擊「確認」以完成更新。
- 如果您的電話號碼需要更新，則需要透過OTP重新驗證身分。 此過程提供臨時訪問權限，讓您可以在編輯電話號碼的同時確保帳戶安全。
-
每位YCS使用者只能列出一組電話號碼（類似於電子郵件地址）。
-
多位YCS使用者可以共用相同的電話號碼。
-
上述步驟可能不適用於某些住宿。
使用者職位和權限等級列表
以下是合作夥伴可以在YCS上授予的使用者職位及其權限等級列表。
|
職位名稱 |
權限等級 |
| 管理員 | 對住宿的外部系統擁有完整的訪問權限，財務部分除外。 |
| 僅限內容 | 僅限管理內容 |
| 僅限訂單 | 僅限管理訂單 |
| 財務 – 主管 | 檢視並批准款項，以及管理銀行帳戶 |
| 財務 – 卡片資訊檢視者 | 審核和批准付款，並查看UPC詳情。 |
| 財務 – 一般 | 檢視並批准款項 |
使用者權限註解：
- 當其他使用者的職位位階等於或低於特定使用者時，該使用者可以指派、編輯或移除其他使用者的職位。
- 管理員：擁有最高權限，擁有對住宿外部系統的完全訪問權限，並且是唯一可以管理所有其他職位類型的使用者。
- 僅限內容和僅限訂單的使用者只能管理和自己類別相同的職位，並可分別將這些職位指派給其他使用者。
- 財務 – 主管：可以管理一般職位和主管職位。
- 財務 – 卡片資訊檢視者：可以管理一般職位及其自身職位，並透過規範訪問權限的分配，來確保系統的安全性。
- 財務 – 一般：使用者只能管理和自己類別相同的職位。
雙重驗證和通知
為了安全起見，我們對使用者管理中的變更實施了雙重驗證 (2FA)。 這代表除了密碼之外，還需要第二層驗證才能進行變更。 所有使用者修改都需要進行雙重驗證 (2FA)，以確保只有授權人員才能調整這些設定。 此外，為了確保透明度並讓所有團隊成員都能掌握最新資訊，每當對使用者設定或住宿訪問權限進行修改時，我們會向所有管理員帳戶發送通知。 這能讓管理員全面了解使用者配置的相關變更（無論變更的性質如何），同時也能在發現任何未經授權或錯誤的變更時立即採取相關措施。 這種持續性的溝通有助於在YCS中實踐順暢的職位管理。
常見問答
「YCS使用者管理工具」是YCS中的一項自助服務功能，讓您能管理住宿的使用者職位和訪問權限。
有多種職位，每個職位都有其特定的權限設定。例如，「管理員」擁有對住宿外部系統的完全訪問權限，而「僅限內容的使用者」只能管理內容，「僅限訂單的使用者」只能管理訂單。還有多種財務職位，每個職位都是為了執行特定財務任務而量身設計的。
前往編輯視窗，然後從下拉式選單中勾選或取消勾選職位。
「垃圾桶」按鈕將撤銷使用者對單一住宿的所有訪問權限。
「撤銷所有訪問權限」按鈕將撤銷使用者對YCS中所有住宿的訪問權限。請謹慎使用此按鈕。
能否指派職位取決於您自身的職位及等級。使用者可以指派/編輯/移除和自己等級相同或較低的職位，而管理員使用者則可管理所有職位。
新使用者可以透過「忘記密碼」登入。 如要了解更多資訊，請查看「如何登入Agoda外聯網？」
只有發起變更使用者職位或訪問權限的人需要完成2FA驗證流程。這項預防措施是為了驗證進行變更的人的身分，以確保這些變更是有意且經過授權的。
發送給管理員的通知將提醒他們使用者職位和訪問權限有所變更。這代表無論變更是小或大，您都會對現有配置的任何更動有所了解。
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