วิธีจัดการข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
บทความนี้จะอธิบายวิธีจัดการข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พักควรได้รับการอัปเดตอยู่เสมอเพื่อให้อโกด้าและลูกค้าสามารถติดต่อที่พักได้อย่างถูกต้อง
วิธีไปที่หน้า “ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก” ในระบบ YCS
ท่านสามารถจัดการข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พักได้ที่หัวข้อ ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก (Contacts) ในระบบ YCS
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ YCS
ขั้นตอนที่ 2 เลือกเมนู การตั้งค่า (Settings)
ขั้นตอนที่ 3 เลือก ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก (Contacts)
วิธีจัดการข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีเพิ่มข้อมูลบุคคลติดต่อ แก้ไข และลบข้อมูลบุคคลติดต่อ วิธีกำหนด ความรับผิดชอบ (Responsibilities) และ การสมัครรับข่าวสาร (Subscriptions) รายละเอียดการกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ จะอธิบายในบทความนี้ในตอนท้าย
หมายเหตุ: การกรอกข้อมูลการติดต่อต้องใช้ภาษาอังกฤษเท่านั้น
วิธีเพิ่มบุคคลติดต่อของที่พัก
ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม +เพิ่มบุคคลติดต่อของที่พัก (+ Create New Contact)
ขั้นตอนที่ 2 กรอก ข้อมูลทั่วไป (General Information) และ รายละเอียดการติดต่อ (Contact Detail)
- หากมีอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์มากกว่าหนึ่ง คลิก เพิ่มอีเมล (Add email address) หรือ เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ (Add phone number)
หมายเหตุ: กรุณากรอกหมายเลขโทรศัพท์ในรูปแบบสากลโดยไม่เว้นวรรคระหว่างตัวเลข (เช่น รหัสประเภท 66 รหัสจังหวัด 02 ให้กรอก 6621234567)
ขั้นตอนที่ 3 คลิก สร้าง (Create)
วิธีแก้ไขข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
หากต้องการอัปเดตข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก คลิกปุ่ม แก้ไข (Edit) ระบบ YCS จะอนุญาตให้แก้ไขข้อมูลได้ คลิก บันทึก (Save) เพื่อยืนยันการแก้ไข หรือคลิกปุ่ม ยกเลิก (Cancel) เพื่อยกเลิกการแก้ไขข้อมูล
วิธีลบข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
ท่านสามารถลบข้อมูลบุคคลติดต่อได้โดยคลิกปุ่ม ลบ (Delete) จากนั้นยืนยันการลบโดยคลิกปุ่ม ใช่ (Yes)
การค้นหาข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
ที่กล่องค้นหาทางมุมบนด้านซ้ายมือ ที่พักสามารถค้นหาข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พักโดยใช้ชื่อ อีเมล หรือตำแหน่งงาน เป็นเกณฑ์ในการค้นหา ดังรูปด้านล่าง
การเรียงลำดับข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก
ที่ด้านล่างกล่องค้นหา ที่พักสามารถเลือกวิธีแสดงผลการค้นหาได้โดยคลิกที่ลูกศรเล็กๆ ข้างเมนูการเรียงผล โดยสามารถเรียงผลเรียงตาม ชื่อ นามสกุล หรือ ตำแหน่งงาน ดังรูปด้านล่าง คลิกที่ไอคอนรูปลูกศรที่อยู่ใกล้กับตัวเลือกการเรียงลำดับข้อมูล เพื่อเลือกการเรียงลำดับจากบนไปหาล่างหรือล่างไปหาบน
หน้าที่ความรับผิดชอบและการสมัครรับข่าวสาร
ข้อมูลที่แสดงในหัวข้อ ความรับผิดชอบ (Responsibilities) คืองานที่บุคคลติดต่อนั้นๆ รับผิดชอบ (เช่น การจอง คำถามทั่วไป หรือ ผู้มีอำนาจลงนาม) ความรับผิดชอบที่เลือกจะเป็นตัวกำหนดรายละเอียดเบื้องต้นของการเลือกรับอีเมลข่าวสารจากเราที่แท็บ การสมัครรับข่าวสาร (Subscriptions)
การจัดการข้อมูลการสมัครรับข่าวสาร
ที่พักสามารถสมัครรับข่าวสารในหัวข้อใดก็ได้ที่มีให้เลือกในแท็บ การสมัครรับข่าวสาร (Subscriptions) เมื่อสมัครรับข่าวสารแล้ว ที่พักจะได้รับการยืนยันการสมัครนั้นทางอีเมล
ตัวอย่างเช่น การสมัครรับข้อมูลการยืนยันการจองที่ส่งไปยังอีเมลอื่นๆ ของที่พัก
สำหรับการสมัครรับข่าวสาร กรุณาทำตามขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: ใช้กล่องค้นหาทางมุมบนด้านซ้ายเพื่อค้นหาข้อมูลบุคคลติดต่อและเลือกอีเมลติดต่อที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่แท็บ การสมัครรับข่าวสาร (Subscriptions)
ขั้นตอนที่ 3: ทำเครื่องหมายลงในช่องของหัวข้อที่ต้องการสมัครรับข่าวสาร
หากไม่ต้องการรับข่าวสารอีกต่อไป ให้ทำตามขั้นตอนที่ 1 และ 2 ข้างต้น แล้วนำเครื่องหมายออกจากช่องที่เลือกไว้
ข้อมูลที่ต้องกรอกในช่องต่างๆ
หน้า ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก (Contacts) ได้รับการอัปเดตใหม่โดยมีรายละเอียดดังนี้
หัวข้อ | ช่อง | คำอธิบาย |
แท็บ “ข้อมูลบุคคลติดต่อ” (Contact Info) | ||
ข้อมูลทั่วไป (General Information) | ตำแหน่งงาน (Job Role) | ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน เลือกตำแหน่งงานจากรายการที่มีให้ |
คำนำหน้าชื่อ (Prefix) | คำนำหน้าชื่อของบุคคลติดต่อ เลือกคำนำหน้าชื่อของบุคคลติดต่อจากรายการที่มีให้ | |
ชื่อ (Name) | ชื่อของบุคคลติดต่อ | |
นามสกุล (Surname) | นามสกุลของบุคคลติดต่อ | |
รายละเอียดการติดต่อ (Contact Detail) | อีเมลหลัก (Primary Email) | อีเมลหลักของบุคคลติดต่อ |
อีเมล | อีเมลของบุคคลติดต่อ | |
หมายเลขโทรศัพท์หลัก (Primary Phone) | หมายเลขโทรศัพท์หลักของบุคคลติดต่อ | |
แฟกซ์ (Fax) | หมายเลขโทรสารของบุคคลติดต่อ | |
โทรศัพท์ (Phone) | หมายเลขโทรศัพท์/โทรศัพท์มือถือของบุคคลติดต่อ | |
หน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) | ความรับผิดชอบ (Responsibilities) | หน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลติดต่อ |
แท็บ “การสมัครรับข่าวสาร” (Subscription) |
||
ที่พักสามารถเลือกหัวข้อที่ต้องการสมัครรับข่าวสารทางอีเมล |
ข้อมูลเพิ่มเติม