この記事では、宿泊施設の連絡先の管理方法についてご紹介します。ゲストやアゴダとの連絡が取りやすいように、連絡先を常に更新しておくことはとても重要です。

連絡先ページへのアクセス方法

連絡先は、YCSの「連絡先」ページから管理できます。

  1. YCSにログイン
  2. 「設定」タブを開きます
  3. [連絡先]をクリックします

連絡先の管理方法

ここでは連絡先を登録、編集、削除する方法について説明します。連絡先は必ず英語で入力してください。

連絡先の新規登録方法

  1. [+新規登録]をクリックします。
  2. 一般情報連絡先情報の項目を入力します。
  • 複数のメールアドレスや電話番号がある場合は、[メールアドレスを追加する][電話番号を追加する]をクリックします。
  • 弊社では、連絡先電話番号をスペース無し・国際電話形式で入力することを推奨しております。たとえば東京の場合、国番号は81、市外局番03から先頭の「0」を除き、「813xxxxxxxx」と入力します。
  1. [作成]をクリックします。

連絡先を編集する方法

連絡先を編集するには、[編集]をクリックし[保存]をクリックします。変更内容を破棄するには[キャンセル]をクリックします。

連絡先を削除する方法

連絡先を削除する場合は[削除]をクリックし、[はい]をクリックすると削除が実行されます。

連絡先の検索

以下に示すように、画面左上の検索ボックスを使って、氏名、メールアドレス、役職などで連絡先を検索することができます。

Searching your contact list

You can search your contact list by name, email, or job role using the search box on the top-left of the screen as shown below.

連絡先の並び替え

検索ボックスの下にある並び替え機能を使って、連絡先を名(ローマ字)、姓(ローマ字)、役職で表示順序を並び替えることができます。並び替えタイプの横にある小さな矢印をクリックすると、昇順と降順の切り替えができます

Responsibilities(職務内容)と通知設定

「Responsibilities(職務x内容)」に表示される担当内容一覧には、各担当者が請け負う内容が記載されています(例:Reservations(予約)、General Questions(一般的な問い合わせ)、Authorized Signatory(代表者)など)。指定した担当内容に応じて、「通知設定」タブの通知内容が自動選択されます。

通知内容の管理

「通知設定」セクションにある項目について、通知を送る連絡先を選択できます。設定後、選択した内容の通知がメールで届くようになります。例えば、予約確認書を選択した連絡先に送るよう設定することができます。

以下の手順で通知内容を選択できます。

  1. 検索ボックスを使って、メールアドレスを検索・選択
  2. [通知設定]をクリック
  3. 通知を受け取りたい内容の項目のボックスにチェック

受信停止を希望の場合は、上述のステップ1・2の操作を行い、該当する項目のボックスからチェックを外してください。

各項目の詳細

以下の表では、「連絡先」ページにある項目を説明します。

セクション 項目名 概要
「詳細」タブ
基本情報 役職 この人物の役職を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から役職を選択できます。
敬称 この人物に対する敬称(英語)を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から敬称を選択できます。
氏名 この人物の氏名をローマ字で入力します。
姓(ローマ字) この人物の苗字をローマ字で入力します。
連絡先情報 メールアドレス(優先) この人物が主に使用しているメールアドレスを入力します。
メールアドレス この人物が使用している他のメールアドレスを入力します。
電話番号(優先) この人物が主に使用している電話番号を入力します。
FAX この人物のFAX番号を入力します。
電話番号 この人物が使用している他の電話番号を入力します。
担当内容 担当内容 この人物が関わる担当内容について入力します。
「通知設定」タブ
通知設定 通知タイプ この項目にはユーザーが選択できる通知タイプが表示されます。
  受信タイプ この項目では通知の受信を設定できます。

お問い合わせ

問題が解決しない場合は、YCSの[お困りですか?]ボタン、またはその他の方法で、弊社までお問い合わせください。

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