この記事では、宿泊施設の連絡先の管理方法についてご紹介します。ゲストやアゴダとの連絡が取りやすいように、連絡先を常に更新しておくことはとても重要です。
連絡先の管理方法
ここでは連絡先を登録、編集、削除する方法について説明します。連絡先は必ず英語で入力してください。
連絡先の新規登録方法
- ［+新規登録］をクリックします。
- 一般情報と連絡先情報の項目を入力します。
- 複数のメールアドレスや電話番号がある場合は、［メールアドレスを追加する］や［電話番号を追加する］をクリックします。
- 弊社では、連絡先電話番号をスペース無し・国際電話形式で入力することを推奨しております。たとえば東京の場合、国番号は81、市外局番03から先頭の「0」を除き、「813xxxxxxxx」と入力します。
- [作成]をクリックします。
連絡先を編集する方法
連絡先を編集するには、［編集］をクリックし［保存］をクリックします。変更内容を破棄するには［キャンセル］をクリックします。
連絡先を削除する方法
連絡先を削除する場合は［削除］をクリックし、［はい］をクリックすると削除が実行されます。
連絡先の検索
以下に示すように、画面左上の検索ボックスを使って、氏名、メールアドレス、役職などで連絡先を検索することができます。
Searching your contact list
You can search your contact list by name, email, or job role using the search box on the top-left of the screen as shown below.
連絡先の並び替え
検索ボックスの下にある並び替え機能を使って、連絡先を名（ローマ字）、姓（ローマ字）、役職で表示順序を並び替えることができます。並び替えタイプの横にある小さな矢印をクリックすると、昇順と降順の切り替えができます
Responsibilities（職務内容）と通知設定
「Responsibilities（職務ｘ内容）」に表示される担当内容一覧には、各担当者が請け負う内容が記載されています（例：Reservations（予約）、General Questions（一般的な問い合わせ）、Authorized Signatory（代表者）など）。指定した担当内容に応じて、「通知設定」タブの通知内容が自動選択されます。
通知内容の管理
「通知設定」セクションにある項目について、通知を送る連絡先を選択できます。設定後、選択した内容の通知がメールで届くようになります。例えば、予約確認書を選択した連絡先に送るよう設定することができます。
以下の手順で通知内容を選択できます。
- 検索ボックスを使って、メールアドレスを検索・選択
- ［通知設定］をクリック
- 通知を受け取りたい内容の項目のボックスにチェック
受信停止を希望の場合は、上述のステップ1・2の操作を行い、該当する項目のボックスからチェックを外してください。
各項目の詳細
以下の表では、「連絡先」ページにある項目を説明します。
| セクション | 項目名 | 概要 |
| 「詳細」タブ | ||
| 基本情報 | 役職 | この人物の役職を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から役職を選択できます。 |
| 敬称 | この人物に対する敬称（英語）を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から敬称を選択できます。 | |
| 氏名 | この人物の氏名をローマ字で入力します。 | |
| 姓（ローマ字） | この人物の苗字をローマ字で入力します。 | |
| 連絡先情報 | メールアドレス（優先） | この人物が主に使用しているメールアドレスを入力します。 |
| メールアドレス | この人物が使用している他のメールアドレスを入力します。 | |
| 電話番号（優先） | この人物が主に使用している電話番号を入力します。 | |
| FAX | この人物のFAX番号を入力します。 | |
| 電話番号 | この人物が使用している他の電話番号を入力します。 | |
| 担当内容 | 担当内容 | この人物が関わる担当内容について入力します。 |
| 「通知設定」タブ | ||
| 通知設定 | 通知タイプ | この項目にはユーザーが選択できる通知タイプが表示されます。 |
| 受信タイプ | この項目では通知の受信を設定できます。 | |
お問い合わせ
問題が解決しない場合は、YCSの［お困りですか？］ボタン、またはその他の方法で、弊社までお問い合わせください。
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