You can add and manage who can access your listing on the extranet. How you do this depends on your property type. Learn more about property types here.
Managing user access for hotel-type properties and multi-unit homes
Adding a new user
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click Add a new user.
- Enter the user’s name, email address to be associated with the YCS account, and phone number.
- Select all properties the user should have access to, then select the user roles for each property.
- Click Apply.
Editing user details and access
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Click the edit icon for user you want to update.
- Edit the user details as needed.
- Update user roles in the dropdown, or click the trash icon to remove the user’s access to that property. Remove a user’s access to all properties at once by clicking Revoke all access.
- Carefully review all changes, then click Proceed to save the changes.
Add or edit phone numbers contact details
- Sign in to YCS. If you manage multiple properties, select it from Listings.
- Go to Settings >> User management.
- Select the country code and enter the phone number.
- Click Apply, then review the summary and click Proceed.
- A confirmation request will be sent to your registered email address.
- Open the email and click Confirm to finalize the update.
Please note that:
- If your phone number requires updating, re-authentication via OTP will be necessary. This process provides temporary access so that you can edit your phone number while ensuring your account’s continued security.
- Each YCS user can only have one phone number listed.
- Multiple YCS users can share the same phone number.
- The above steps may not be applicable to some properties.
User roles and access levels
|
Role name |
Access level |
| Admin | Full access to Property’s Extranet except Finance |
| Content Only | Manage content only |
| Reservations Only | Manage reservations only |
| Finance — Supervisor | Review and approve payments. and manage bank accounts |
| Finance –Card Info Viewer | Review and approve payments, and view UPC details |
| Finance — General | Review and approve payments |
A few things to note about user roles:
- Any user can assign, edit, or remove roles for other users if the assignee’s role is lower or equal in rank.
- Admins hold the top position, having full access to the property’s extranet and being the only role that can manage all other role types.
- Content Only and Reservations Only users can only manage roles of their own type and grant them to other users respectively.
- Finance – Supervisors can manage both General and Supervisor roles.
- Finance – Card Info Viewers may control General roles and their own, ensuring system integrity by regulating the distribution of access rights.
- Finance – General users can only manage roles of their own type.
Two-factor authentication and notifications
For security purposes, we have implemented Two-Factor Authentication (2FA) for changes in user management. This means that alongside your password, a second level of verification will be required to make changes. 2FA will be required for all user modifications, ensuring that only authorized personnel are able to adjust these settings.
Furthermore, to ensure transparency and keep all team members up to date, we send out notifications to all Admin accounts whenever any modifications are made to user settings or property access rights. This gives Admins full awareness of changes made to user configuration, regardless of the nature of the alteration, and allows immediate action if any change is unauthorized or mistaken. This consistent communication aids in seamless role management within YCS.
Managing user access for single-unit homes
To manage user access to your property on the extranet, please contact us for support.
FAQ
L’outil de gestion des utilisateurs de YCS est une fonction en libre-service de YCS qui vous permet de gérer les rôles des utilisateurs et les droits d’accès pour votre établissement.
Il existe différents rôles, chacun ayant ses propres autorisations. Par exemple, Admin a un accès complet à l’extranet de votre établissement, « Contenu uniquement » gère le contenu et « Réservations uniquement » gère les réservations. Il existe également différentes fonctions financières, chacune étant adaptée à des tâches spécifiques liées à la finance.
Allez dans la fenêtre d’édition et cochez ou décochez les rôles dans la liste déroulante.
Le bouton Corbeille permet de révoquer tous les accès d’un utilisateur à un seul établissement.
Le bouton « Révoquer tous les accès » permet de révoquer l’accès d’un utilisateur à tous les établissements de YCS. Utilisez ce bouton avec précaution.
La possibilité d’attribuer des rôles dépend de votre propre rôle et de sa hiérarchie. Les utilisateurs peuvent attribuer/modifier/supprimer des rôles de niveau égal ou inférieur au leur, mais les administrateurs peuvent gérer tous les rôles.
Les nouveaux utilisateurs peuvent se connecter via « J’ai oublié mon mot de passe » Pour plus de détails, voir Comment puis-je me connecter à l’extranet d’Agoda ?
Seule la personne à l’origine de la modification des rôles ou des droits d’accès de l’utilisateur devra compléter la procédure 2FA. Cette précaution permet de vérifier l’identité de la personne qui effectue les modifications, et de s’assurer que ces modifications sont intentionnelles et autorisées.
Les notifications envoyées aux administrateurs les avertissent de toutes les modifications apportées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs. Cela signifie que vous serez informé de toute modification de la configuration, qu’elle soit mineure ou majeure.
Contact us
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