Vous pouvez ajouter et gérer les personnes qui peuvent accéder à vos annonces sur l’extranet. La manière de procéder dépend du type d’établissement. En savoir plus sur les types d’établissements ici.
Gestion de l’accès des utilisateurs pour les établissements de type hôtelier et les logements collectifs
Ajouter un nouvel utilisateur
- Connectez-vous à YCS. Si vous gérez plusieurs établissements, sélectionnez-le dans la rubrique Annonces.
- Allez à Paramètres >> Gestion des utilisateurs.
- Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur.
- Saisissez le nom de l’utilisateur, l’adresse e-mail à associer au compte YCS et le numéro de téléphone.
- Sélectionnez tous les établissements auxquels l’utilisateur doit avoir accès, puis sélectionnez les rôles de l’utilisateur pour chaque établissement.
- Cliquez sur Appliquer.
Modifier les détails et l’accès de l’utilisateur
- Connectez-vous à YCS. Si vous gérez plusieurs établissements, sélectionnez-le dans la rubrique Annonces.
- Allez à Paramètres >> Gestion des utilisateurs.
- Cliquez sur l’icône de modification de l’utilisateur que vous souhaitez mettre à jour.
- Modifiez les détails de l’utilisateur si nécessaire.
- Mettez à jour les rôles des utilisateurs dans le menu déroulant ou cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer l’accès de l’utilisateur à cet établissement. Supprimer l’accès d’un utilisateur à tous les établissements en une seule fois en cliquant sur Révoquer tous les accès.
- Vérifiez soigneusement tous les changements, puis cliquez sur Poursuivre pour enregistrer les modifications.
Ajouter ou modifier des numéros de téléphone ou des coordonnées
- Connectez-vous à YCS. Si vous gérez plusieurs établissements, sélectionnez-le dans la rubrique Annonces.
- Allez à Paramètres >> Gestion des utilisateurs.
- Sélectionnez l’indicatif du pays et entrez le numéro de téléphone.
- Cliquez sur Appliquer puis relisez le résumé et cliquez sur Poursuivre.
- Une demande de confirmation sera envoyée à l’adresse e-mail que vous avez enregistrée.
- Ouvrez l’e-mail et cliquez sur Confirmer pour finaliser la mise à jour.
Veuillez noter que :
- Si votre numéro de téléphone doit être mis à jour, une nouvelle authentification par OTP sera nécessaire. Cette procédure permet un accès temporaire afin que vous puissiez modifier votre numéro de téléphone tout en garantissant la sécurité de votre compte.
- Chaque utilisateur de YCS ne peut avoir qu’un seul numéro de téléphone.
- Plusieurs utilisateurs de YCS peuvent partager le même numéro de téléphone.
- Les étapes ci-dessus peuvent ne pas s’appliquer à certains établissements.
Rôles des utilisateurs et niveaux d’accès
|
Nom du rôle |
Niveau d’accès |
| Administrateur | Accès complet à l’Extranet de l’établissement, à l’exception de la finance |
| Contenu uniquement | Gérer le contenu uniquement |
| Réservations uniquement | Gestion des réservations uniquement |
| Finances — Superviseur | Examiner et approuver les paiements et gérer les comptes bancaires |
| Finance — Visionneuse d’informations sur les cartes | Examiner et approuver les paiements, et consulter les détails de l’UPC |
| Finances — Généralités | Examiner et approuver les paiements |
Quelques remarques sur les rôles des utilisateurs :
- Tout utilisateur peut attribuer, modifier ou supprimer des rôles pour d’autres utilisateurs si le rôle de l’attributaire est de rang inférieur ou égal.
- Les administrateurs occupent la position la plus élevée, ayant un accès complet à l’extranet de l’établissement et étant le seul rôle à pouvoir gérer tous les autres types de rôles.
- Les utilisateurs Contenu uniquement et Réservations uniquement ne peuvent gérer que les rôles de leur propre type et les accorder à d’autres utilisateurs respectivement.
- Finance – Les superviseurs peuvent gérer à la fois des rôles généraux et des rôles de superviseurs.
- Finance – Visionneuse d’informations sur les cartes permet de contrôler les rôles généraux et les siens, ce qui garantit l’intégrité du système en régulant la distribution des droits d’accès.
- Finance – Les utilisateurs généraux ne peuvent gérer que les rôles de leur propre type.
Authentification à deux facteurs et notifications
Pour des raisons de sécurité, nous avons mis en place l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les changements dans la gestion des utilisateurs. Cela signifie qu’en plus de votre mot de passe, un deuxième niveau de vérification sera nécessaire pour effectuer des modifications. Le système 2FA sera exigé pour toutes les modifications apportées par les utilisateurs, afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse ajuster ces paramètres. En outre, pour garantir la transparence et tenir tous les membres de l’équipe informés, nous envoyons des notifications à tous les comptes d’administration lorsque des modifications sont apportées aux paramètres de l’utilisateur ou aux droits d’accès à l’établissement. Les administrateurs sont ainsi pleinement informés des modifications apportées à la configuration de l’utilisateur, quelle qu’en soit la nature, et peuvent prendre des mesures immédiates en cas de modification non autorisée ou erronée. Cette communication cohérente contribue à une gestion transparente des rôles au sein de YCS.
Gestion de l’accès des utilisateurs aux logements individuels
Pour gérer l’accès des utilisateurs à votre établissement sur l’extranet, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide.
FAQ
L’outil de gestion des utilisateurs de YCS est une fonction en libre-service de YCS qui vous permet de gérer les rôles des utilisateurs et les droits d’accès pour votre établissement.
Il existe différents rôles, chacun ayant ses propres autorisations. Par exemple, Admin a un accès complet à l’extranet de votre établissement, « Contenu uniquement » gère le contenu et « Réservations uniquement » gère les réservations. Il existe également différentes fonctions financières, chacune étant adaptée à des tâches spécifiques liées à la finance.
Allez dans la fenêtre d’édition et cochez ou décochez les rôles dans la liste déroulante.
Le bouton Corbeille permet de révoquer tous les accès d’un utilisateur à un seul établissement.
Le bouton « Révoquer tous les accès » permet de révoquer l’accès d’un utilisateur à tous les établissements de YCS. Utilisez ce bouton avec précaution.
La possibilité d’attribuer des rôles dépend de votre propre rôle et de sa hiérarchie. Les utilisateurs peuvent attribuer/modifier/supprimer des rôles de niveau égal ou inférieur au leur, mais les administrateurs peuvent gérer tous les rôles.
Les nouveaux utilisateurs peuvent se connecter via « J’ai oublié mon mot de passe » Pour plus de détails, voir Comment puis-je me connecter à l’extranet d’Agoda ?
Seule la personne à l’origine de la modification des rôles ou des droits d’accès de l’utilisateur devra compléter la procédure 2FA. Cette précaution permet de vérifier l’identité de la personne qui effectue les modifications, et de s’assurer que ces modifications sont intentionnelles et autorisées.
Les notifications envoyées aux administrateurs les avertissent de toutes les modifications apportées aux rôles et aux droits d’accès des utilisateurs. Cela signifie que vous serez informé de toute modification de la configuration, qu’elle soit mineure ou majeure.
Contactez nous
Vous cherchez encore une solution ? Contactez-nous via le bouton « Besoin d’aide » de YCS ou d’autres méthodes.
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