Home > Partner Help > วิธีติดต่อสื่อสารกับลูกค้า

วิธีติดต่อสื่อสารกับลูกค้า

ที่พักสามารถติดต่อสื่อสารกับลูกค้าได้หลายวิธีผ่านช่องทางการติดต่อต่างๆ ที่อโกด้าให้บริการ ซึ่งบทความนี้จะอธิบายวิธีติดต่อสื่อสารกับลูกค้าผ่านแต่ละช่องทาง

Last updated: 4 days ago | 24 min read time

เนื้อหาของบทความนี้ :

ช่องทางการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า

ช่องทางการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า

ลูกค้าจะสามารถเริ่มการสนทนากับที่พักได้จากบนเว็บไซต์ก่อนการจอง ระหว่างที่จะจอง หรือหลังการจอง ไม่มีข้อจำกัดว่าลูกค้าจะสามารถติดต่อที่พักของท่านได้เมื่อไร
ที่พักจะเป็นฝ่ายเริ่มต้นการสนทนากับลูกค้าเมื่อลูกค้าจองที่พักและได้รับการยืนยันแล้วเท่านั้น

การติดต่อที่พักโดยตรงทางโทรศัพท์หรืออีเมล

ผู้เข้าพักจะได้รับแจ้งข้อมูลติดต่อของที่พักจากใบยืนยันการจองที่ได้รับดังแสดงด้านล่าง ซึ่งจะรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลของที่พัก (ข้อมูลติดต่อที่ที่พักให้ไว้ระหว่างการลงทะเบียนที่พัก) หากผู้เข้าพักติดต่อที่พัก ที่พักจะสามารถตอบกลับผู้เข้าพักได้โดยตรง

ระบบส่งข้อความที่ให้บริการโดยอโกด้า

“ระบบส่งข้อความที่ให้บริการโดยอโกด้า” คือช่องทางที่ที่พักสามารถใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า กรุณา ติดต่อเรา เพื่อเปิดใช้ระบบส่งข้อความถึงลูกค้าของอโกด้าสำหรับที่พักของท่าน

- ที่พักสามารถเลือกการตั้งต่าได้ 4 แบบ
  - รับคำถามจากผู้ที่สนใจเข้าพัก: ตัวเลือกนี้จะทำให้ปุ่มส่งข้อความ (ดังแสดงด้านล่าง) บนหน้าที่พักของอโกด้าสามารถใช้งานได้ นักเดินทางจึงสามารถติดต่อที่พักได้ก่อนจอง

- รับคำขอรับบริการเพิ่มเติมเมื่อได้รับการจองใหม่: ตัวเลือกนี้จะช่วยให้ที่พักได้รับอีเมลโดยอัตโนมัติสำหรับการจองทั้งหมดที่ผู้เข้าพักได้ระบุคำขอรับบริการเพิ่มเติมในหน้าแบบฟอร์มการจอง
- รับคำถามจากลูกค้าที่ได้รับการยืนยันการจองแล้ว: ตัวเลือกนี้จะช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถติดต่อที่พักเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการจองที่ได้รับการยืนยันแล้ว ผู้เข้าพักสามารถทำได้โดยไปหน้า จัดการการจองของฉัน และเลือก “ส่งคำขอรับบริการเพิ่มเติม”
- รับรีวิว/ความคิดเห็นจากลูกค้าที่กำลังเข้าพัก: ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ที่พักรับข้อความจากผู้เข้าพักที่เช็คอินแล้ว และกำลังเข้าพักอยู่ ณ ที่พักของท่าน
อีเมลที่ใช้รับข้อความจากลูกค้า คือ อีเมลที่แจ้งไว้ในระบบ YCS>> ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก (Contacts) >> การสมัครรับข่าวสาร (Subscriptions) >> Reservations

ข้อความที่ถูกซ่อนข้อมูล

การเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นสิ่งต้องห้ามโดยเด็ดขาด ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลบางประเภทจะถูกแก้ไขเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้องและป้องกันการฉ้อโกง ข้อมูลเหล่านี้รวมถึงหมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมล หากมีการส่งข้อความใดๆ ที่มีข้อมูลเหล่านี้ ข้อมูลจะถูกแทนที่ด้วย ‘x’ โปรดทราบว่า URL จะถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติเช่นกัน เพื่อป้องกันการส่งลิงก์หลอกลวง

วิธีอ่านและตอบข้อความ

ก่อนการยืนยันการจอง

ระบบจะส่งคำถามต่างๆ ที่ลูกค้าส่งให้ที่พักก่อนดำเนินการจองไปยังอีเมลที่ที่พักลงทะเบียนไว้ในระบบ YCS โดยตรง โดยระบบจะไม่เปิดเผยอีเมลของลูกค้า ที่พักสามารถตอบกลับอีเมลนี้ได้หมือนอีเมลทั่วไป และคำตอบกลับของที่พักจะได้รับการส่งไปยังอีเมลของลูกค้าตามที่ลูกค้าได้ลงทะเบียนไว้

หลังการยืนยันการจอง

ในหน้าบัญชีผู้ใช้งานของอโกด้าจะมีกล่องข้อความที่ให้ผู้เข้าพักใช้ส่งข้อความพูดคุยกับที่พักได้ วิธีต่างๆ ในการดูข้อความจากผู้เข้าพักมีรายละเอียดดังนี้

1. หน้าแชททางระบบ YCS (ระบบ Hermes):
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ที่พักรับหรือตอบกลับข้อความของลูกค้า รวมถึงสร้างเทมเพลตคำตอบสำหรับการตอบกลับ

- หากท่านมีที่พักที่ลงทะเบียนไว้มากกว่าหนึ่งแห่ง ท่านจะต้องสร้างเทมเพลตคำตอบเพื่อใช้แยกกันสำหรับหมายเลข ID ที่พักแต่ละรายการ
- ที่พักสามารถสร้างเทมเพลตคำตอบในภาษาใดก็ได้ที่ใช้ตามปกติในระบบ YCS ข้อความตอบกลับที่ส่งจากระบบ Hermes นี้จะได้รับการแปลเป็นภาษาที่ผู้เข้าพักต้องการเมื่อส่งไปถึงผู้เข้าพัก
- โปรดทราบว่าระบบแชท Hermes ยังไม่พร้อมใช้งานในแอป YCS

2.ไปที่ระบบ YCS >> การจอง (Reservations) >> ดูข้อมูลการจอง (View Bookings) >> ค้นหาการจองที่ต้องการ >> ติดต่อผู้เข้าพัก (Contact Guest)
ในหน้าต่างข้อมูลการจอง คลิก “ติดต่อผู้เข้าพัก” (Contact Guest) เพื่อตรวจสอบข้อความที่ได้รับ ส่งคำตอบ หรือเริ่มการสนทนาใหม่กับผู้เข้าพัก ที่พักยังสามารถใช้ตัวเลือกการตอบกลับในคลิกเดียวที่ให้ไว้ใต้ช่องข้อความเพื่อส่งคำตอบกลับอย่างรวดเร็ว

ที่พักจะไม่สามารถติดต่อผู้เข้าพักได้ 14 วันหลังจากวันเช็คเอาต์ อย่างไรก็ตาม หากผู้เข้าพักส่งข้อความถึงที่พักหลังจาก 14 วันหลังจากวันเช็คเอาต์ ที่พักจะมีเวลา 7 วันในการตอบกลับนับจากวันที่ได้รับข้อความ

3. แอปพลิเคชัน YCS >> เพิ่มเติม (More) >> พูดคุยกับลูกค้าผู้เข้าพัก (Chat with your guests) >> แชท (Start)
เมื่อคลิก แชท ระบบจะนำไปที่กล่องจดหมายแชท ที่พักจะสามารถเลือกข้อความที่ต้องการตอบกลับ ดังแสดงด้านล่าง

4. อีเมล

ข้อความที่ลูกค้าส่งถึงท่านจะส่งไปที่อีเมลของท่านด้วยเช่นกัน โดยเป็นไปตามการตั้งค่าของท่านในหน้า “ข้อมูลการติดต่อที่พัก” (Contacts) ในระบบ YCS ที่พักสามารถส่งข้อความหาลูกค้าได้โดยการตอบกลับอีเมลฉบับดังกล่าว หากข้อความที่ท่านได้รับมีการส่งคำขอรับบริการเพิ่มเติม ท่านสามารคลิกปุ่ม “ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ” (One-Click reply) เพื่อส่งคำตอบให้ลูกค้า ดังแสดงด้านล่างนี้

- ตัวอย่างคำตอบกลับแบบคลิกเดียวแต่ละรายการที่ผู้เข้าพักจะได้เห็น

หากที่พักไม่ตอบกลับข้อความของผู้เข้าพักภายใน 16 ชั่วโมง ที่พักจะได้รับอีเมลแจ้งเตือน

ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้า

ผู้เข้าพักสามารถติดต่อฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้าเพื่อสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการจองหรือคำขอรับบริการเพิ่มเติม จากนั้นฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้าอาจจะติดต่อที่พักเพื่อสอบถามทางโทรศัพท์หรืออีเมล

หากที่พักยังไม่เปิดใช้ระบบส่งข้อความของอโกด้า ที่พักสามารถติดต่อฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้าเพื่อแจ้งข้อมูลให้กับลูกค้าทางโทรศัพท์หรืออีเมลในนามของที่พัก ที่พักสามารถดูข้อมูลการติดต่อฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้าได้ที่ด้านล่างของใบยืนยันการจอง

คำถามที่พบบ่อย

1. เนื่องจากใบยืนยันการจองไม่มีข้อมูลการติดต่อของลูกค้า ฉันจะติดต่อพวกเขาได้อย่างไร

เพื่อให้เป็นไปตามพ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เราจึงไม่สามารถเปิดเผยข้อมูลติดต่อของลูกค้าให้ที่พักทราบได้ แต่เรามีระบบส่งข้อความถึงลูกค้าเพื่อให้ที่พักใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างปลอดภัย หากบริการนี้ยังไม่สามารถใช้ได้ กรุณาติดต่อ Accommodation Support Team ของอโกด้าเพื่อเปิดใช้งาน

2. หากที่พักต้องการแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ของที่พักให้ลูกค้าทราบแต่ไม่สามารถพิมพ์ในช่องทางส่งข้อความของอโกด้าได้ ที่พักควรทำอย่างไร

ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ระบบส่งข้อความลูกค้าของอโกด้าไม่อนุญาตให้เปิดเผยรายละเอียดบัตรเครดิตหรือข้อมูลติดต่อส่วนบุคคล หากที่พักต้องการติดต่อกับลูกค้าโดยตรง ที่พักสามารถแจ้งให้ลูกค้าติดต่อที่พักทางหมายเลขโทรศัพท์มือถือที่ปรากฏในใบยืนยันการจอง หากต้องการอัปเดตข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล กรุณาอัปเดตข้อมูลการติดต่อที่พักในระบบ YCS >> ข้อมูลบุคคลติดต่อของที่พัก (Contacts) เป็นอันดับแรก จากนั้นกรุณา ติดต่อเรา เพื่อให้เราอัปเดตข้อมูลการติดต่อในใบยืนยันการจอง

3. ทำอย่างไรหากลูกค้าไม่ตอบกลับข้อความของที่พักที่ส่งผ่านระบบส่งข้อความของอโกด้า ที่พักสามารถติดต่อลูกค้าด้วยวิธีการอื่นๆ ได้หรือไม่

ที่พักสามารถติดต่อฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของอโกด้าเพื่อให้เราช่วยส่งข้อความถึงลูกค้า อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้ขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าจะตอบกลับโทรศัพท์หรืออีเมลของเราหรือไม่

4. ฉันบริหารจัดการที่พักหลายแห่งที่ลงทะเบียนกับอโกด้า ฉันสามารถดูและใช้เทมเพลตคำตอบที่สร้างขึ้นในระบบส่งข้อความถึงลูกค้าของอโกด้าสำหรับที่พักทั้งหมดที่ฉันดูแลได้หรือไม่

ท่านจะต้องสร้างเทมเพลตคำตอบใหม่สำหรับหมายเลข ID ที่พักแต่ละรายการที่ท่านบริหารจัดการ

5. ผู้ใช้งานทุกคนในระบบ YCS ในทุกบทบาทหน้าที่สามารถใช้เทมเพลตคำตอบได้หรือไม่

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลการจองในระบบ YCS เท่านั้นที่จะสามารถใช้เทมเพลตคำตอบได้

6. เทมเพลตคำตอบใช้ได้กับเฉพาะบางภาษาใช่หรือไม่ คำตอบจะได้รับการแปลหรือไม่หากที่พักไม่ได้ใช้ภาษาเดียวกันกับผู้เข้าพัก

ที่พักสามารถสร้างเทมเพลตคำตอบ ใน ภาษา ใดก็ได้ที่ที่พักใช้ตามปกติในระบบ YCS ข้อความตอบกลับที่ส่งถึงผู้เข้าพักจะได้รับการแปลเป็นภาษาที่ผู้เข้าพักต้องการโดยอัตโนมัติ