連絡先を管理するにはどうしたら良いですか?
この記事では、連絡先の管理方法についてご紹介します。ゲストやアゴダとの連絡が取りやすいように、連絡先を常に更新しておくことはとても重要です。
連絡先ページへのアクセス方法
連絡先は、YCSの「連絡先」ページから管理できます。
ステップ1.YCS管理画面にログインします。
ステップ2.「各種設定」タブに進みます。
ステップ3.［連絡先］をクリックします。
連絡先の管理方法
ここでは連絡先を登録、編集、削除する方法について説明します。Responsibilities（担当内容）と通知設定の設定方法や各項目の詳細については、後述します。
【備考】連絡先は必ず英語で記入してください。
連絡先の新規登録方法
ステップ1.［+新規登録］をクリックします。
ステップ2.一般情報と連絡先情報の項目を入力します。
- 複数のメールアドレスや電話番号がある場合は、［メールアドレスを追加する］や［電話番号を追加する］をクリックします。
【備考】電話番号や携帯電話番号は、スペース無し・国際電話形式での入力を推奨しております（例：日本の場合、81312345678（国番号は81、国内通話で先頭につける「0」は除いてください）。
ステップ3.［作成］をクリックします。
連絡先を編集する方法
連絡先を更新するには、［編集］ボタンをクリックします。YCS上で連絡先を編集する場合はここで操作可能です。変更を保存する場合は［保存］を、変更内容を破棄する場合は［キャンセル］をクリックしてください。
連絡先を削除する方法
表示されている連絡先を削除する場合は［削除］をクリック、［はい］をクリックすると削除が実行されます。
連絡先の検索
以下の画像のように、画面左上の検索ボックスを使って、氏名、メールアドレス、役職などで連絡先を検索することができます。
連絡先の並び替え
以下の画像のように、検索ボックスの下にある並び替え機能を使って、連絡先を名（ローマ字）、姓（ローマ字）、役職で表示順序を並び替えることができます。並び替えタイプの横にある小さな矢印をクリックすると、昇順と降順の切り替えができます。
Responsibilities（担当内容）と通知設定
「Responsibilities（担当内容）」に表示される担当内容一覧には、各担当者が請け負う内容が記載されています（例：Reservations（予約）、General Questions（一般的な問い合わせ）、Authorized Signatory（代表者）など）。指定した担当内容に応じて、「通知設定」タブの通知内容が自動選択されます。
通知内容の管理
「通知設定」セクションにある項目から通知内容を選択できます。設定後、選択した内容の通知がメールで届くようになります。
例えば、予約確認書が他のメールアドレスに送られるよう設定することができます。
以下の手順で通知内容を選択できます。
ステップ1：画面左上の検索ボックスを使って、メールアドレスを検索・選択します。
ステップ2：「通知設定」タブをクリックします。
ステップ3：受信したい内容の項目のボックスにチェックを入れます。
受信停止を希望の場合は、上述のステップ1・2の操作を行い、該当する項目のボックスからチェックを外してください。
各項目の詳細
以下の表では、新しい「連絡先」ページにある項目を説明します。
| セクション | 項目名 | 概要 |
| 「詳細」タブ | ||
| 一般情報 | 役職 | この担当者の役職を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から役職を選択できます。 |
| 敬称 | この担当者に対する敬称（英語）を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から敬称を選択できます。 | |
| 名（ローマ字） | この担当者の下の名前をローマ字で入力します。 | |
| 姓（ローマ字） | この担当者の苗字をローマ字で入力します。 | |
| 連絡先情報 | メールアドレス（主） | この担当者が主に使用しているメールアドレスを入力します。 |
| メール | この担当者が使用しているメールアドレスが他にあれば入力します。 | |
| 電話番号（主） | この担当者が主に使用している電話番号を入力します。 | |
| Fax | FAX番号を入力します。 | |
| 電話番号 | この担当者が主に使用している電話番号が他にあれば入力します。 | |
| Responsibilities（担当内容） | Responsibilities（担当内容） | この担当者が関わる担当内容について入力します。 |
|
「通知設定」タブ |
||
| ここでは、この担当者が受信を希望するメールの通知内容を選択できます。 | ||
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