連絡先を管理するにはどうしたら良いですか?

この記事では、連絡先の管理方法についてご紹介します。ゲストやアゴダとの連絡が取りやすいように、連絡先を常に更新しておくことはとても重要です。

連絡先ページへのアクセス方法

連絡先は、YCSの「連絡先」ページから管理できます。

ステップ1.YCS管理画面にログインします。

ステップ2.「各種設定」タブに進みます。

ステップ3.[連絡先]をクリックします。

 

連絡先の管理方法

ここでは連絡先を登録、編集、削除する方法について説明します。Responsibilities(担当内容)通知設定の設定方法や各項目の詳細については、後述します。

【備考】連絡先は必ず英語で記入してください。

 

連絡先の新規登録方法

ステップ1.[+新規登録]をクリックします。

ステップ2.一般情報連絡先情報の項目を入力します。

  • 複数のメールアドレスや電話番号がある場合は、[メールアドレスを追加する]や[電話番号を追加する]をクリックします。

【備考】電話番号や携帯電話番号は、スペース無し・国際電話形式での入力を推奨しております(例:日本の場合、81312345678(国番号は81、国内通話で先頭につける「0」は除いてください)。

ステップ3.[作成]をクリックします。

 

連絡先を編集する方法

連絡先を更新するには、[編集]ボタンをクリックします。YCS上で連絡先を編集する場合はここで操作可能です。変更を保存する場合は[保存]を、変更内容を破棄する場合は[キャンセル]をクリックしてください。

連絡先を削除する方法

表示されている連絡先を削除する場合は[削除]をクリック、[はい]をクリックすると削除が実行されます。

連絡先の検索

以下の画像のように、画面左上の検索ボックスを使って、氏名、メールアドレス、役職などで連絡先を検索することができます。

 

連絡先の並び替え

以下の画像のように、検索ボックスの下にある並び替え機能を使って、連絡先を名(ローマ字)、姓(ローマ字)、役職で表示順序を並び替えることができます。並び替えタイプの横にある小さな矢印をクリックすると、昇順と降順の切り替えができます。

 

Responsibilities(担当内容)と通知設定

Responsibilities(担当内容)」に表示される担当内容一覧には、各担当者が請け負う内容が記載されています(例:Reservations(予約)、General Questions(一般的な問い合わせ)、Authorized Signatory(代表者)など)。指定した担当内容に応じて、「通知設定」タブの通知内容が自動選択されます。

 

通知内容の管理

通知設定」セクションにある項目から通知内容を選択できます。設定後、選択した内容の通知がメールで届くようになります。

例えば、予約確認書が他のメールアドレスに送られるよう設定することができます。

以下の手順で通知内容を選択できます。

ステップ1:画面左上の検索ボックスを使って、メールアドレスを検索・選択します。

ステップ2:「通知設定」タブをクリックします。

ステップ3:受信したい内容の項目のボックスにチェックを入れます。

受信停止を希望の場合は、上述のステップ1・2の操作を行い、該当する項目のボックスからチェックを外してください。

 

各項目の詳細

以下の表では、新しい「連絡先」ページにある項目を説明します。

セクション 項目名 概要
「詳細」タブ
一般情報 役職 この担当者の役職を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から役職を選択できます。
敬称 この担当者に対する敬称(英語)を指します。ドロップダウンボックスを使って、既存の一覧から敬称を選択できます。
名(ローマ字) この担当者の下の名前をローマ字で入力します。
姓(ローマ字) この担当者の苗字をローマ字で入力します。
連絡先情報 メールアドレス(主) この担当者が主に使用しているメールアドレスを入力します。
メール この担当者が使用しているメールアドレスが他にあれば入力します。
電話番号(主) この担当者が主に使用している電話番号を入力します。
Fax FAX番号を入力します。
電話番号 この担当者が主に使用している電話番号が他にあれば入力します。
Responsibilities(担当内容) Responsibilities(担当内容) この担当者が関わる担当内容について入力します。

「通知設定」タブ

ここでは、この担当者が受信を希望するメールの通知内容を選択できます。

 

その他の関連記事