Cet article explique comment facturer les réservations à l’aide d’une carte de paiement unique (CPU), qui est une carte virtuelle à usage unique.

Qu’est-ce qu’une carte de paiement unique (UPC) ?

Une carte de paiement unique (UPC) est une carte de crédit virtuelle émise par Mastercard qui permet le traitement individuel des paiements de réservations. Votre établissement couvre les frais de transaction liés à l’utilisation de l’UPC. Chaque CUP est valable pendant 5 mois à compter de sa création et sera automatiquement désactivé après 150 jours.

Où puis-je trouver les détails de l’UPC ?

Pour voir les détails de votre carte de paiement unique (CPU) :

1. Rendez-vous sur YCS>> Réservations >> Réservations
2. Dans un premier temps, la page affichera toutes les réservations pour une période allant d’aujourd’hui aux sept prochains jours. Vous pouvez personnaliser la chronologie en fonction de vos besoins. La liste des réservations est organisée par date d’enregistrement et donne la priorité aux réservations confirmées, suivies des réservations annulées et enfin des réservations modifiées. 
3. Sélectionnez vos critères à l’aide des options de filtrage. Pour trouver une réservation spécifique, vous pouvez saisir l’identifiant de la réservation et effacer tous les autres critères, ce qui est utile lorsque vous devez effectuer un paiement.
   • Date du séjour 
   • Date de réservation 
   • Dernière mise à jour
   • Catégorie de chambres 
   • Plans tarifaires 
   • Canaux 
   • Modèles de paiement

4. Cliquez sur n’importe quel identifiant de réservation pour développer les détails de la réservation et sélectionnez Obtenir le paiement (UPC).

• • Il se peut que l’on vous demande de fournir un OTP. Pour trouver l’OTP, veuillez consulter l’adresse électronique que vous avez enregistrée.

5. Vous verrez alors les détails de la carte virtuelle CUP.

Comment charger une CUP ?

1. Collecter les informations de paiement sur YCS.
2. Autorisez le paiement à l’aide de votre terminal point de vente (TPV). Vous recevrez un bordereau de transaction avec un code d’autorisation.
3. Utilisez le même code d’autorisation pour facturer la réservation.

Comment facturer une UPC pour les réservations modifiées ?

• Nous vous enverrons un e-mail de modification (avec la mention « modifié » dans l’objet du message) auquel sera joint un bon d’hôtel modifié, confirmant qu’une réservation a été modifiée ou qu’un changement est intervenu dans la réservation
• Vous pouvez également identifier l’état modifié de la réservation sur  YCS >> Réservations >> Réservations. Si la réservation est modifiée, le montant de la réservation indiqué dans YCS reflétera la dernière mise à jour.

• Vous pouvez facturer le montant de la réservation indiqué dans le bon d’hôtel modifié.

Comment facturer une UPC pour les réservations annulées ?

Tout paiement reçu pour une réservation annulée est déterminé par la politique d’annulation appliquée au moment de la réservation. Vous ne devez facturer à l’UPC que le montant autorisé par la politique d’annulation.

• Agoda vous enverra un e-mail d’annulation (avec la mention « Annulé » dans l’objet) confirmant que la réservation a été annulée. Le nouveau « Montant à payer » de l’UPC sera inclus dans le corps de l’e-mail d’annulation. Ce montant à payer est déterminé en fonction de la politique d’annulation et correspond au montant que vous devez facturer à l’UPC pour la réservation annulée.
• Vous serez également en mesure d’identifier la réservation annulée sur YCS >> Réservations >> Réservations si la couleur de police du texte « annulé » est rouge.

• Un paiement ne peut être facturé que par un accès utilisateur autorisé sur YCS. Si vous n’êtes pas autorisé à débiter le paiement, vous pouvez nous contacter pour obtenir de l’aide .
• Pour éviter que les détails de l’UPC ne soient divulgués et ne circulent avant que la propriété ne soit en mesure de débiter le paiement, les détails de l’UPC sont masqués jusqu’à ce que le montant éligible ait été rechargé sur la carte afin de renforcer la sécurité.
• Une fois que vous avez recueilli les données de paiement de l’UPC, vous pouvez facturer l’UPC en entrant les données de paiement de l’UPC dans le distributeur de cartes de crédit.
• Cependant, avant de charger l’UPC, vous devez :
  • Assurez-vous que vous facturez le paiement sur la base des conditions de paiement spécifiées dans votre accord. Accédez à  YCS>> Ressources >> Conditions générales  pour plus d’informations.
  • Assurez-vous que le numéro de carte de crédit saisi est correct.
  • Vérifiez que la carte de crédit a été et non préautorisée par l’un de vos collègues (les cartes préautorisées deviendront invalides).
  • Assurez-vous que le montant facturé est correct (comme indiqué sur le bon d’échange de l’hôtel). Tout montant supplémentaire entraînera le refus de la transaction.
  • Notez que toute réservation annulée sans frais d’annulation ne peut être facturée.
  • • Vous pouvez débiter la carte UPC à la date de départ du client ou un jour après l’enregistrement, selon les conditions de paiement de votre établissement. Veillez à ce que le débit soit effectué dans les 150 jours suivant le départ, car la carte expirera après cette période. Il est essentiel de facturer l’UPC dans le délai imparti.
  • Si vous ne nous facturez pas une réservation plus de 150 jours après la date de départ, la réservation sera supprimée du système et le paiement ne pourra plus être réclamé.
• Lemessage Security Violations’affiche sur l’appareil EDC s’il y a plus de cinq tentatives infructueuses de débit de la carte. Si vous rencontrez ce problème, attendez une heure avant d’essayer de recharger l’appareil, et assurez-vous de charger l’appareil avec les informations correctes et une connexion internet stable.
• Un message Card Blocked FRE10  s’affichera si vous tentez d’utiliser la carte pour toute activité autre que les paiements liés à la réservation. Contactez nous pour obtenir de l’aide. Pour éviter une telle erreur, veuillez vérifier auprès de votre fournisseur de machine EDC que la machine EDC est bien destinée à des fins d’hébergement.