Trong bài viết này:
Thẻ điện tử là gì?
- Thẻ điện tử là thẻ tín dụng thực hoặc thẻ nhựa mà Agoda cung cấp cho quý đối tác để tính mọi số tiền đặt phòng đủ tiêu chuẩn bằng cách sử dụng hệ thống ePass.
- Thẻ điện tử Agoda bị giới hạn ở các khoản thanh toán qua các thiết bị đầu cuối POS theo mã loại hình bên bán (MCC) mặc định, ấy là các doanh nghiệp Phòng cho thuê – Khách sạn, Nhà trọ ven đường, Khu nghỉ dưỡng, hoặc Dịch vụ Đặt phòng Trung tâm.
- Thẻ điện tử không hỗ trợ các thiết bị đầu cuối POS sử dụng 3Ds (phương pháp xác thực an toàn 3D). Để thu phí qua Thẻ điện tử, quý đối tác sẽ cần một thiết bị đầu cuối POS không sử dụng 3Ds.
Các tính năng chính
• Cơ sở lưu trú có thể yêu cầu thanh toán sau 1 ngày kể từ ngày khách trả phòng.
• Các đơn đặt phòng theo phương thức TT 30 cho phép cơ sở lưu trú yêu cầu chi trả sau 30 ngày kể từ ngày khách trả phòng.
• Thẻ điện tử Agoda hỗ trợ 33 loại tiền tệ.
• Thẻ điện tử Agoda chỉ được chấp nhận thanh toán qua máy POS theo nhóm mặc định Low-Risk, cụ thể theo Mã Danh mục Người bán (MCC) thuộc nhóm Lodging – Hotels, Motels, Resorts, hoặc Central Reservation Services. Quy định này áp dụng tại hầu hết các quốc gia, ngoại trừ một số trường hợp có thể dùng nhóm khác (ví dụ: High Risk).
-
- Cơ sở lưu trú không được sử dụng thẻ cho chi tiêu cá nhân.
- Thẻ điện tử chỉ được sử dụng trên máy POS của cơ sở lưu trú.
- Quý đối tác nên quẹt đúng số tiền đã được phê duyệt để tránh thu cao hơn số tiền được phê duyệt.
- Quý đối tác nên quẹt thẻ bằng đúng loại tiền tệ được nêu trong hợp đồng để tránh thu cao hơn số tiền được phê duyệt.
• Mọi thẻ điện tử có thời hạn mặc định 5 năm.
Làm sao để tôi kích hoạt Thẻ điện tử?
Khi nhận được Thẻ điện tử của mình, quý đối tác sẽ cần kích hoạt Thẻ điện tử và xác nhận biên lai.
- Tải mẫu biên lai Thẻ điện tử Agoda về tại đây.
- Điền vào mẫu những thông tin chi tiết sau:
- Số Thẻ điện tử: 16 số trên Thẻ điện tử của quý đối tác.
- Chi tiết chủ thẻ: cung cấp các chi tiết được yêu cầu, chẳng hạn như tên cơ sở lưu trú, mã khách sạn Agoda, địa chỉ khách sạn, số điện thoại và số fax (nếu có).
- Chi tiết liên hệ chủ thẻ: cung cấp tên và địa chỉ thư điện tử của nhân viên có thẩm quyền từ Ban Đặt phòng và/hoặc Bộ phận Tài chính của quý đối tác.
- Mã danh mục ngành hàng
- In, ký, quét và trả lại mẫu biên lai Thẻ điện tử Agoda cho nhóm Thẻ điện tử của chúng tôi tại địa chỉ ecard@agoda.com.
- Chụp ảnh mặt trước thẻ và đính kèm vào biểu mẫu.
- Đảm bảo tiêu đề email là Activate e-Card [Hotel ID]– [Hotel country] (Kích hoạt Thẻ điện tử [ID khách sạn]– [Quốc gia của khách ]).
Bước tiếp theo
- Nhóm Thẻ điện tử sẽ trả lời cho quý đối tác trong vòng 3-4 ngày làm việc để cung cấp ngày kích hoạt Thẻ điện tử (thường là 48 tiếng sau khi nhận được thư trả lời).
- Một khi được kích hoạt, thông tin Thẻ điện tử của quý đối tác cũng sẽ được lưu trữ trong YCS >> Tài chính >> Tài khoản Thanh toán của tôi.
Cách yêu cầu chi trả
- Truy cập vào YCS >> Tài chính >> Khoản chi trả.
- Quý đối tác sẽ thấy mục Các đơn đặt phòng đủ điều kiện chi trả tại trang Khoản chi trả. Các đơn đặt phòng đủ điều kiện chi trả sẽ hiển thị sau 1 ngày kể từ ngày khách trả phòng. Các giao dịch chỉ hiển thị tại mục này khi đã đến thời điểm có thể yêu cầu chi trả.
- Theo mặc định, tất cả các đơn đặt phòng có thể nhận thanh toán sẽ tự động được chọn (đánh dấu). Bỏ đánh dấu ô của bất kỳ đơn đặt phòng nào mà quý đối tác không muốn được tính gộp vào tiền trả của mình.
- Cuộn xuống để kiểm tra phần Điều chỉnh:
- Agoda điều chỉnh thủ công để đảm bảo rằng thu nhập thanh toán cho đối tác là chính xác. Khi có việc điều chỉnh thủ công, chúng sẽ xuất hiện ở phần Điều chỉnh. Không thể loại trừ các giao dịch điều chỉnh khỏi tiền xuất chi.
- Có việc điều chỉnh thủ công bởi vì – nhưng không giới hạn ở – những lý do sau:
- Thu phí bác bỏ đơn đặt phòng Agoda đã xác nhận.
- Thuế suất đặt phòng không chính xác.
- Những thỏa thuận cho phép khách hàng hủy phòng với chính sách hủy khác so với đơn đặt phòng ban đầu.
- Khi một giao dịch điều chỉnh được đưa vào một đợt chi trả, giao dịch đó sẽ biến mất khỏi mục Điều chỉnh. Phần điều chỉnh sau đó sẽ được phản ánh trong mã khoản chi trả tương ứng tại Tài chính >> trang Các khoản chi trả trong quá khứ.
- Nhấp Nhận chi trả để xem bản tóm tắt khoản chi trả. Quý đối tác chỉ có thể gửi yêu cầu chi trả khi số tiền được nhận là số dương. Nếu tổng số tiền chi trả là số âm, quý đối tác cần chờ thêm các giao dịch đơn đặt phòng được cộng vào.
- Quý đối tác sẽ được chuyển hướng đến trang tóm tắt có chi tiết Thẻ điện tử của mình. Vui lòng đảm bảo 4 con số cuối của Thẻ điện tử quý đối tác đã nhận được từ Agoda khớp với chi tiết Thẻ điện tử được hiển thị trên trang tóm tắt. Nếu chi tiết Thẻ điện tử khớp thì hãy bấm Xác nhận.
- Sau khi xác nhận, khoản chi trả sẽ được chuyển sang Tài chính >> trang Các khoản chi trả trong quá khứ. Quý đối tác có thể xem thêm thông tin tại đây về cách xem lịch sử các khoản chi trả.
- Có thể mất đến 2 tiếng để phản ánh số thu nhập được chấp thuận trên Thẻ điện tử của quý đối tác. Vui lòng đợi trước khi thu phí qua Thẻ điện tử trên thiết bị đầu cuối POS của quý đối tác.
Mọi số tiền đơn đặt phòng trong mã khoản chi trả đã xác nhận sẽ được chuyển sang Tài chính >> trang Mọi khoản chi trả để tiện tra cứu về sau. Nếu quý đối tác muốn xem lại thẻ điện tử hoặc chi tiết giao dịch, vui lòng truy cập vào Tài chính >> trang Các khoản chi trả trong quá khứ. Tham khảo thêm tại Cách xem lại các khoản thanh toán trong quá khứ
Cách yêu cầu chi trả cho các đơn đặt phòng bị sửa đổi hoặc hủy
Đối với các đơn đặt phòng được chỉnh sửa, Agoda sẽ gửi email có chữ “AMENDED (CHỈNH SỬA)” trong tiêu đề. Email sẽ bao gồm xác nhận đơn đặt phòng đã chỉnh sửa với số tiền được cập nhật. Số tiền cập nhật này sẽ được phản ánh ngay lập tức trên trang Khoản chi trả.
Nếu đơn đặt phòng bị sửa đổi hoặc hủy sau khi quý đối tác đã xác nhận tiền xuất chi cho số tiền đặt phòng đó thì số tiền cập nhật sẽ có trong phần Điều chỉnh, được bù lại trong đợt xuất chi trong tương lai.
Sao kê Thẻ điện tử là gì?
• Sao kê thẻ điện tử là chứng từ tài chính hiển thị lịch sử giao dịch và số dư liên quan tới phương thức chi trả bằng thẻ điện tử Agoda.
• Sao kê thường hiển thị số dư ở cấp cơ sở lưu trú, bao gồm các trường hợp thiếu tiền (underpayment), thừa tiền (overpayment) hoặc không còn số dư cần đối soát, và thường được cung cấp dưới dạng PDF.
Cách nhận sao kê Thẻ điện tử
Hệ thống của chúng tôi sẽ tự động tạo sao kê Thẻ điện tử một lần mỗi tháng. Vào ngày làm việc đầu tiên của tháng, sao kê sẽ được gửi đến những người dùng đã đăng ký nhận Các vấn đề tài chính trong Đầu mối liên lạc trên YCS. Sao kê Thẻ điện tử sẽ cung cấp số dư Thẻ điện tử hiện tại (thiếu/thừa/không có nợ) trên một tệp PDF.
Các thuật ngữ và định nghĩa tương ứng của Sao kê thẻ điện tử
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Chênh lệch cần xử lý | Chênh lệch giữa tổng số tiền đã thu (charged) và tổng số tiền đã được phê duyệt (approved) trên trang cuối (subtotal). |
| Tổng phụ | Được tính bằng tổng số tiền được phê duyệt (total approval) trừ tổng số tiền đã thu (total charge) trong khoảng thời gian được yêu cầu (ví dụ: khách sạn yêu cầu từ ngày 1/9/2025 đến 30/9/2025). Trong hình minh họa, subtotal là -0.22. |
| Tổng số dư tính đến ngày sao kê | Được tính bằng tổng số tiền được phê duyệt (total approval) trừ tổng số tiền đã thu (total charge) từ ngày kích hoạt thẻ điện tử đến ngày lập sao kê. Trong hình minh họa, tổng số dư tính đến ngày sao kê là 1.61. |
| Khớp thiếu | Thu thiếu/thu một phần (khoản thanh toán cho cơ sở lưu trú bị thiếu). |
| Khớp thừa | Thu thừa (khoản thanh toán cho cơ sở lưu trú bị thừa). |
| Khớp đúng (không chênh lệch) | Không còn số dư chênh lệch. Giao dịch đơn đặt phòng đã được đối chiếu khớp hoàn toàn với khoản thanh toán. |
Chú ý khi thu phí qua Thẻ điện tử:
- Trước khi thực hiện giao dịch với thẻ điện tử, vui lòng đảm bảo thẻ điện tử của quý đối tác không còn số dư chênh lệch. Quý đối tác cần xác nhận chi trả trước trên trang Khoản chi trả.
- Có thể mất đến 2 tiếng để phản ánh số thu nhập được chấp thuận trên Thẻ điện tử của quý đối tác. Vui lòng đợi trước khi thu phí qua Thẻ điện tử trên thiết bị đầu cuối POS của quý đối tác.
- Quý đối tác nên xác nhận tiền xuất chi cho số tiền thu nhập ngay khi có. Nếu quý đối tác không xác nhận tiền xuất chi cho đơn đặt phòng trong vòng 150 ngày kể từ ngày trả phòng thì đơn đặt phòng (và số tiền thu nhập khả dụng) sẽ bị loại bỏ.
- Không được phép sử dụng Thẻ điện tử cho bất kỳ chi tiêu cá nhân nào.
- Chỉ có thể dùng Thẻ điện tử với thiết bị đầu cuối POS của cơ sở lưu trú.
- Thẻ điện tử phải được thu số tiền chính xác được chấp thuận và bằng đồng tiền như trong hợp đồng của quý đối tác, để tránh bất cứ sự khác biệt nào.
- Vì Thẻ điện tử có thời gian hiệu lực nên vui lòng đảm bảo rằng quý đối tác chỉ thu tiền xuất chi trong khi Thẻ điện tử của mình có hiệu lực.
Câu hỏi thường gặp
Vui lòng thu số tiền còn lại qua Thẻ điện tử của quý đối tác một lần nữa. Quý đối tác sẽ cần phải tính số tiền còn lại bằng cách kiểm tra Tổng Số tiền được Chấp thuận trên trang Tài chính >> Chuyển tiền và trừ đi số tiền quý đối tác đã thu rồi.
Tiền thanh toán phải được xử lý trong vòng 150 ngày kể từ ngày trả phòng, sau ngày đó thì không thể yêu cầu trả tiền thanh toán đó.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giúp đỡ. Nếu quý đối tác gặp phải bất kỳ vấn đề nào khác, vui lòng vào trang Tôi không thể thu phí thanh toán và cần hỗ trợ.
Vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được giúp đỡ.
Liên hệ với chúng tôi
Vẫn đang tìm giải pháp ư? Vào YCS>> bấm vào nút “Cần Giúp Đỡ” ở góc dưới cùng bên phải của trang 
Tìm hiểu thêm
- Các phương thức thanh toán và cách hoạt động
- ePass là gì?
- Làm thế nào để tôi xem các giao dịch đặt phòng và khoản thanh toán trước đây?
- Làm sao để tôi xử lý phần quá thu?
- Tôi nên làm gì nếu tôi không thể cung cấp phòng cho khách?
- Tôi không thể thu phí thanh toán và cần hỗ trợ
- Tôi thu tiền kiếm được từ các đơn đặt phòng của mình như thế nào?
Bài viết này có ích không?
%
%
Cảm ơn về lời đóng góp ý kiến của quý đối tác!
Chúng tôi rất vui khi biết vậy! Vui lòng cho chúng tôi biết thêm.
Xin lỗi vì chuyện đó. Quý đối tác có thể cho chúng tôi biết vì sao không?
