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Comment facturer les paiements par e-Card ?

Cet article vous aidera à recevoir des paiements de réservation à l'aide d'une carte physique, également appelée carte électronique.

Mis à jour : il y a: 21 jours | 40 minutes temps de lecture

Dans cet article :

Qu’est-ce qu’une carte électronique ?
Comment activer la carte électronique ?
Comment régler les paiements ?
Comment régler les paiements pour les réservations modifiées ou annulées ?
Comment vais-je recevoir le relevé de carte électronique?
Notes sur le chargement d’une carte électronique
FAQ
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Qu’est-ce qu’une carte électronique ?

La carte électronique est une carte de crédit physique ou une carte plastique qu’Agoda vous fournit pour facturer tous les montants de réservation éligibles à l’aide du système ePass.
Les e-Cards Agoda sont limitées aux dépenses effectuées via des terminaux de point de vente sous le code de catégorie de commerçant (MCC) par défaut, à savoir l’hébergement – hôtels, motels, resorts, ou les entreprises de services de réservation centraux.
La carte électronique n’est pas compatible avec les terminaux de paiement 3Ds (méthode d’authentification sécurisée 3D). Pour charger la carte électronique, vous devez disposer d’un terminal de point de vente non 3D.

Comment activer la carte électronique ?

Lorsque vous recevrez votre carte électronique, vous devrez l’activer et confirmer sa réception.

Téléchargez le formulaire de réception de l’Agoda e-Card ici.
Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
1. Numéro de la carte électronique : les 16 chiffres figurant sur votre carte électronique.
2. Détails du titulaire de la carte : fournir les détails demandés, tels que le nom de l’établissement, le numéro d’identification de l’hôtel Agoda, l’adresse de l’hôtel, le numéro de téléphone et le numéro de fax (le cas échéant).
3. Coordonnées du titulaire de la carte : indiquez le nom et l’adresse électronique du personnel autorisé de votre service des réservations et/ou des finances.
Imprimez, signez, scannez et renvoyez le formulaire de réception de l’Agoda e-Card à notre équipe e-Card à l’adresse suivante ecard@agoda.com.
L’objet de l’e-mail doit être Activer la carte électronique [Hotel ID]- [Hotel country].

Que se passe-t-il ensuite ?

L’équipe e-Card vous répondra dans les 3 à 4 jours ouvrables pour vous communiquer la date d’activation de votre e-Card (généralement 48 heures après réception de l’e-mail de réponse).
Une fois activées, les informations relatives à votre carte électronique seront également stockées dans la base de données sur YCS  >> finance >> Mes comptes de paiement.

Comment régler les paiements ?

Aller à YCS >> Finance >> Transactions courantes
Vous arriverez sur la page Revenus avec une section intitulée Inscriptions avec revenus disponibles. Les revenus seront prêts à être perçus un jour après la date de départ de la réservation et ne seront affichés dans cette section que lorsque le paiement sera prêt à être initié.
Par défaut, toutes les réservations payables sont automatiquement sélectionnées (cochées). Décochez les cases des réservations que vous ne souhaitez pas voir incluses dans votre paiement.
Faites défiler vers le bas pour vérifier la section desAjustements :
- Agoda procède à des ajustements manuels pour s’assurer que les revenus versés aux partenaires sont corrects. Lorsque des ajustements manuels sont effectués, ils apparaissent sous la rubrique Ajustements dans la section Ajustements. Les opérations d’ajustement ne peuvent pas être exclues des paiements.
- Des ajustements manuels sont effectués pour les raisons suivantes, mais sans s’y limiter :
  - Frais prélevés pour le refus d’une réservation confirmée par Agoda.
  - Taux d’imposition erroné sur les réservations.
  - Accords conclus pour permettre aux clients d’annuler leur réservation avec une politique d’annulation différente de celle de la réservation initiale.
  - Lorsqu’une transaction d’ajustement est incluse dans un lot de paiement, elle disparaît de la section des Ajustements. L’ajustement sera alors reflété dans le lot de paiements correspondant sur le site web de la Finances >> PageVersements.
Cliquez surObtenir le paiement pour afficher un récapitulatif du versement de vos gains. Vous ne pouvez soumettre un versement de revenus que si la valeur nette est positive. Si le montant total de vos gains est négatif, vous devrez attendre que d’autres transactions d’enregistrement soient ajoutées.
Vous serez dirigé vers une page récapitulative contenant les détails de votre carte électronique. Veuillez vous assurer que les 4 derniers chiffres de la carte électronique que vous avez reçue d’Agoda correspondent aux détails de la carte électronique affichés sur la page de résumé. Si les détails de la carte électronique correspondent, cliquez sur Confirmer.
Après confirmation, votre paiement sera transféré dans la rubrique Finances >> Page des Versements. Cliquez ici pour plus d’informations sur la façon de consulter les paiements antérieurs. 
Il peut s’écouler jusqu’à deux heures avant que le montant des gains approuvés ne soit reflété sur votre e-Card. Veuillez attendre avant de charger votre e-Card sur votre terminal POS.

Tous les montants des réservations inclus dans le paiement du lot confirmé seront déplacés vers la page Finances >> Toutes les transactions pour référence ultérieure. Si vous souhaitez consulter les détails de votre e-Card ou de vos transactions, veuillez accéder à la page Finances >> Versements . Pour plus d’informations, voir Comment consulter les paiements antérieurs ?

Comment régler les paiements pour les réservations modifiées ou annulées ?

Pour les réservations modifiées, nous vous enverrons un e-mail avec la mention « MODIFIÉE » dans l’objet du message. L’e-mail contiendra une confirmation de réservation modifiée avec le montant actualisé de la réservation. Cette mise à jour du montant de la réservation sera immédiatement reflétée sur la page Transactions courantes – Résultats.  Si une réservation est modifiée ou annulée alors que vous avez déjà confirmé le paiement du montant de cette réservation, le montant mis à jour sera inclus dans la section Ajustements afin d’être compensé dans un prochain lot de paiements.

Comment recevrai-je lerelevédeCarteélectronique ?

Notre système génère automatiquement un relevé de carte électronique une fois par mois. Le premier jour ouvrable du mois, le relevé sera envoyé aux utilisateurs qui sont abonnés aux Questions financières dans la section Contacts YCS. Le relevé de carte électronique fournit le solde actuel de la carte électronique (inférieur/supérieur/non impayé) dans un fichier PDF.

Informations sur la facturation d’uneCarte électronique :

Avant de facturer une carte électronique, assurez-vous qu’elle ne contient pas de solde. Les paiements de revenus doivent d’abord être confirmés sur la page Transactions en cours – revenus.
Il peut s’écouler jusqu’à deux heures avant que le montant des gains approuvés ne soit reflété sur votre e-Card. Veuillez attendre avant de charger votre e-Card sur votre terminal POS.
Nous vous recommandons de confirmer le paiement des gains dès qu’ils sont disponibles. Veuillez noter que si vous ne confirmez pas le paiement d’une réservation dans les 150 jours suivant la date de départ, la réservation (et le montant des gains disponibles) sera supprimée.
Il n’est pas permis d’utiliser la carte électronique pour des dépenses personnelles.
La carte électronique ne peut être utilisée qu’avec le terminal POS de l’établissement.
La carte électronique doit être débitée du montant exact approuvé et dans la même devise que celle de votre contrat, afin d’éviter toute divergence.
Comme les cartes électroniques expirent, veillez à n’effectuer des paiements que pendant la durée de validité de la carte.

Informations sur la facturation d’uneCarte électronique :

Avant de facturer une carte électronique, assurez-vous qu’elle ne contient pas de solde. Les paiements de revenus doivent d’abord être confirmés sur la page Transactions en cours – revenus.
Il peut s’écouler jusqu’à deux heures avant que le montant des gains approuvés ne soit reflété sur votre e-Card. Veuillez attendre avant de charger votre e-Card sur votre terminal POS.
Nous vous recommandons de confirmer le paiement des gains dès qu’ils sont disponibles. Veuillez noter que si vous ne confirmez pas le paiement d’une réservation dans les 150 jours suivant la date de départ, la réservation (et le montant des gains disponibles) sera supprimée.
Il n’est pas permis d’utiliser la carte électronique pour des dépenses personnelles.
La carte électronique ne peut être utilisée qu’avec le terminal POS de l’établissement.
La carte électronique doit être débitée du montant exact approuvé et dans la même devise que celle de votre contrat, afin d’éviter toute divergence.
Comme les cartes électroniques expirent, veillez à n’effectuer des paiements que pendant la durée de validité de la carte.

FAQ

1. Que dois-je faire si, par mégarde, je ne débite qu'une partie du montant de ma carte électronique ?

Veuillez recharger votre carte électroniqueavec le montant restant. Vous devez calculer le montant restant en cochant la case Montant total approuvé sur sur Finances >> Versements et en soustrayant le montant que vous avez déjà facturé.

2. Que puis-je faire si je dépasse le délai de 150 jours pour percevoir une indemnité de réservation ?

Les paiements doivent être traités dans un délai de 150 jours à compter de la date de départ, après quoi les frais ne peuvent plus être réclamés.

3. Comment puis-je demander une nouvelle carte électronique si ma carte actuelle a expiré ?

S’il vous plaît nous contacter pour obtenir de l’aide. Si vous rencontrez d’autres problèmes, veuillez consulterla page :Je ne parviens pas à débiter un paiement et j’ai besoind’aide.

4. Que puis-je faire si je n'ai pas reçu le relevé de la carte électronique ?

Veuillez nous contacter directement pour recevoir de l’aide.

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