Dans cet article :
Qu’est-ce qu’une e-carte ?
- L’e-carte est une carte bancaire physique qu’Agoda vous fournit pour facturer tous les montants de réservation éligibles à l’aide du système ePass.
- Les e-cartes Agoda sont limitées aux dépenses effectuées via des terminaux de point de vente sous le code de catégorie de commerçant (MCC) par défaut, à savoir l’hébergement – hôtels, motels, resorts, ou les entreprises de services de réservation centraux.
- L’e-carte n’est pas compatible avec les terminaux de paiement 3Ds (méthode d’authentification sécurisée 3D). Pour charger l’e-carte, vous devez disposer d’un terminal de point de vente non 3D.
Quelles sont les principales caractéristiques ?
• Les établissements peuvent demander le paiement un jour après la date de départ.
• Les réservations effectuées via un virement télégraphique (TT 30) permettent aux établissements de demander le paiement 30 jours après la date de départ.
• Les e-cartes Agoda prennent en charge 33 devises.
• Les e-cartes Agoda ne peuvent être débitées que via des terminaux de point de vente (TPV) classés par défaut dans la catégorie « Faible risque », plus précisément sous le code de catégorie de commerçant (MCC) correspondant aux établissements d’hébergement : hôtels, motels, complexes touristiques ou services de réservation centralisés. Cette restriction s’applique dans la plupart des pays, à l’exception de certains cas où une autre catégorie (par exemple, « Haut risque ») peut être utilisée.
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- Les établissements ne peuvent pas utiliser la carte à des fins personnelles.
- Les e-cartes doivent être utilisées uniquement sur le terminal de point de vente (TPV) de l’établissement.
- Les établissements doivent débiter le montant exact approuvé afin d’éviter toute surfacturation.
- Les établissements doivent débiter la carte dans la même devise que celle spécifiée dans le contrat afin d’éviter toute surfacturation.
• Toutes les e-cartes ont une date d’échéance par défaut de 5 ans.
Comment activer l’e-carte ?
Lorsque vous recevrez votre e-carte, vous devrez l’activer et confirmer sa réception.
- Téléchargez le formulaire d’accusé de réception e-carte ici.
- Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
- Numéro de l’e-carte : les 16 chiffres figurant sur votre e-carte.
- Détails du titulaire de la carte : fournissez les détails demandés, tels que le nom de l’établissement, le numéro d’identification de l’hôtel Agoda, l’adresse de l’hôtel, le numéro de téléphone et le numéro de fax (le cas échéant).
- Coordonnées du titulaire de la carte : indiquez le nom et l’adresse électronique du personnel autorisé de votre service des réservations et/ou des finances.
- Code de catégorie commerçant
- Imprimez, signez, scannez et renvoyez le formulaire de réception de l’Agoda e-carte à notre équipe e-carte à l’adresse suivante ecard@agoda.com.
- Prenez une photo du recto de la carte et joignez-la au formulaire.
- Assurez-vous que l’objet de l’e-mail est « Activer l’e-carte [ID de l’hôtel] – [Pays de l’hôtel] ».
Que se passe-t-il ensuite ?
- L’équipe e-carte vous répondra dans les 3 à 4 jours ouvrables pour vous communiquer la date d’activation de votre e-carte (généralement 48 heures après réception de l’e-mail de réponse).
- Une fois activées, les informations relatives à votre e-carte seront également accessibles dans la base de données sur YCS >> Finances >> Mes comptes de paiement.
Comment effectuer les paiements ?
- Allez sur YCS >> Finances >> Paiements.
- Vous arriverez sur la page Paiements, où vous trouverez une section intitulée Réservations prêtes au paiement. Les gains seront disponibles 1 jour après la date de départ de la réservation et n’apparaîtront dans cette section que lorsque le paiement pourra être effectué.
- Par défaut, toutes les réservations disponibles au paiement sont automatiquement sélectionnées (cochées). Décochez les cases des réservations que vous ne souhaitez pas voir incluses dans votre paiement.
- Faites défiler vers le bas pour vérifier la section Ajustements :
- Agoda procède à des ajustements manuels pour s’assurer que les revenus versés aux partenaires sont corrects. Lorsque des ajustements manuels sont effectués, ils apparaissent dans la section Ajustements . Les opérations d’ajustement ne peuvent pas être exclues des paiements.
- Des ajustements manuels sont effectués pour les raisons suivantes, mais sans s’y limiter :
- Frais prélevés pour le refus d’une réservation confirmée par Agoda.
- Taux d’imposition erroné sur les réservations.
- Accords conclus pour permettre aux clients d’annuler leur réservation avec une politique d’annulation différente de celle de la réservation initiale.
- Lorsqu’une opération de régularisation est incluse dans un lot de paiement, elle disparaît de la section Ajustements. La régularisation sera alors prise en compte dans l’identifiant de paiement correspondant sur la page Finances >> Paiements passés.
- Cliquez sur Demander un paiement pour consulter le récapitulatif de votre paiement. Vous ne pouvez soumettre une demande de paiement que si le montant à percevoir est positif. Si le montant total de votre paiement est négatif, vous devrez attendre que d’autres transactions soient enregistrées.
- Vous serez dirigé vers une page récapitulative contenant les détails de votre e-carte. Veuillez vous assurer que les 4 derniers chiffres de l’e-carte que vous avez reçue d’Agoda correspondent aux détails de l’e-carte affichés sur la page de résumé. Si les détails de l’e-carte correspondent, cliquez sur Confirmer.
- Une fois la confirmation effectuée, votre paiement apparaîtra sur la page Finances >> Paiements passés. Cliquez ici pour savoir comment consulter vos paiements passés.
- Il peut s’écouler jusqu’à deux heures avant que le montant des gains approuvés ne soit reflété sur votre e-Card. Veuillez attendre avant de charger votre e-Card sur votre terminal POS.
Tous les montants des réservations figurant dans l’identifiant de paiement confirmé seront transférés vers la page Finances >> Toutes les transactions pour référence ultérieure. Si vous souhaitez consulter les détails de votre e-carte ou de vos transactions, veuillez vous rendre sur la page Finances >> Paiements passés. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Comment consulter les paiements passés ? .
Comment effectuer les paiements pour les réservations modifiées ou annulées ?
Pour les réservations modifiées, nous vous enverrons un e-mail dont l’objet comportera la mention « MODIFIÉ ». Cet e-mail contiendra une confirmation de réservation modifiée indiquant le montant actualisé de la réservation. Ce montant actualisé apparaîtra immédiatement sur la page Paiements.
Si une réservation est modifiée ou annulée alors que vous avez déjà confirmé le paiement du montant de cette réservation, le montant mis à jour sera inclus dans la section Ajustements afin d’être compensé dans un prochain lot de paiements.
Qu’est-ce qu’un relevé d’e-carte ?
• Un relevé d’e-carte est un document financier qui présente l’historique des transactions et le solde liés au mode de paiement par l’e-carte Agoda.
• Ce relevé indique généralement le solde au niveau de l’établissement, qu’il s’agisse d’un solde débiteur, d’un solde créditeur ou d’un solde nul, et est généralement fourni au format PDF.
Comment recevrai-je le relevé d’e-carte ?
Notre système génère automatiquement un relevé d’e-carte une fois par mois. Le premier jour ouvrable du mois, le relevé sera envoyé aux utilisateurs qui sont abonnés aux Questions financières dans la section Contacts YCS. Le relevé d’e-carte fournit le solde actuel de l’e-carte, qu’il soit déficitaire, excédentaire ou soldé dans un fichier PDF.
Terminologie et définitions relatives au relevé d’e-carte
| Terminologie | Définitions |
|---|---|
| Montant restant dû | Différence entre le montant total facturé et le montant approuvé sur la dernière page (le sous-total). |
| Sous-total | Il est calculé en soustrayant le total des frais du total approuvé pour la période demandée (par exemple, si l’hôtel demande la période du 1er septembre 2025 au 30 septembre 2025). Sur l’image, le sous-total est de -0,22. |
| Solde total à la date du relevé | Ce montant est calculé en soustrayant le montant total des frais du montant total approuvé, de la date d’activation de l’e-carte jusqu’à la date du relevé. Sur l’image, le solde total à la date du relevé est de 1,61. |
| Différence négative | Sous-facturation / Facturation partielle (le paiement est inférieur au montant dû à l’établissement). |
| Différence positive | Surfacturation (le paiement est supérieur au montant dû à l’établissement). |
| Solde nul | Aucun solde impayé. La réservation correspond parfaitement au paiement. |
Informations sur la facturation d’une e-carte :
- Avant de débiter votre e-carte, assurez-vous qu’elle ne présente aucun solde. Les paiements doivent d’abord être confirmés sur la page Paiements.
- Il peut s’écouler jusqu’à deux heures avant que le montant des gains approuvés n’apparaisse sur votre e-carte. Veuillez attendre avant de charger votre e-carte sur votre terminal POS.
- Nous vous recommandons de confirmer le paiement des gains dès qu’ils sont disponibles. Veuillez noter que si vous ne confirmez pas le paiement d’une réservation dans les 150 jours suivant la date de départ, la réservation sera supprimée, ainsi que le montant des gains associés.
- Il n’est pas permis d’utiliser l’e-carte pour des dépenses personnelles.
- L’e-carte ne peut être utilisée qu’avec le terminal POS de l’établissement.
- L’e-carte doit être débitée du montant exact approuvé et dans la même devise que celle de votre contrat, afin d’éviter toute divergence.
- Les e-cartes ayant une date d’expiration, veillez à n’effectuer des paiements que pendant la durée de validité de la carte.
FAQ
Veuillez recharger votre e-carte avec le montant restant. Vous devez calculer le montant restant en cochant la case Montant total approuvé sur Finances >> Versements et en soustrayant le montant que vous avez déjà facturé.
Les paiements doivent être traités dans un délai de 150 jours à compter de la date de départ, après quoi les frais ne peuvent plus être réclamés.
Veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide. Si vous rencontrez d’autres problèmes, veuillez consulter la page : Je ne parviens pas à débiter un paiement et j’ai besoin d’aide.
Veuillez nous contacter directement pour recevoir de l’aide.
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En savoir plus
- Les types de paiement et leur fonctionnement
- Qu’est-ce que l’ePass ?
- Comment puis-je consulter les transactions de réservation et les paiements antérieurs ?
- Comment traiter les surfacturations ?
- Que dois-je faire si je ne peux pas accueillir un hôte ?
- Je ne parviens pas à débiter un paiement et j’ai besoin d’aide
- Comment puis-je percevoir les revenus de mes réservations ?
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