Qu’est-ce qu’un UPC sur ePass ?
La carte de paiement unique (UPC) sur ePass (Electronic Payment Administration Self Service) est une méthode de paiement pratique disponible sur YCS >> Finance. Il génère une carte de crédit virtuelle (UPC) à usage unique, ce qui vous permet de créer un seul lot de paiement pour plusieurs réservations. Voici quelques points clés concernant l’UPC sur ePass :
- Régler les paiements dans les 24 heures : Veillez à charger l’UPC dans les 24 heures suivant la disponibilité du paiement afin d’éviter toute expiration. Si l’UPC n’est pas chargé dans ce délai, vous devrez attendre 72 heures pour générer un nouvel UPC.
- Limites d’utilisation : Les UPC sont spécifiquement conçus pour les frais facturés via les terminaux de point de vente sous le code de catégorie de commerçant (MCC) par défaut, à savoir les entreprises d’hébergement – hôtels, motels, centres de villégiature ou services centraux de réservation. Comme l’UPC n’est pas compatible avec les terminaux de point de vente 3Ds (méthode d’authentification sécurisée 3D), vous devrez utiliser un terminal de point de vente non 3Ds pour charger l’UPC.
- Délai de paiement : Les paiements doivent être portés au crédit de l’UPC dans les 150 jours suivant la date de départ de la réservation. Passé ce délai de 150 jours, vous ne pourrez plus prétendre à la rémunération. Veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide en cas d’expiration d’un paiement.
- Usage unique : L’UPC n’est valable que pour une seule utilisation. Veuillez vous assurer que le montant total est facturé afin d’éviter toute divergence.
Pour plus d’informations, veuillez vous référer à Qu’est-ce que l’ePass ?
Comment régler les paiements ?
- Rendez-vous sur YCS >> Finance >> Opérations en cours : Il se peut que l’on vous demande de fournir un OTP. L’OTP sera envoyé sur l’e-mail que vous avez enregistrée.
- La page Transactions en cours – Revenus indique le montant total des gains disponibles pour le paiement, y compris les réservations qui peuvent être réclamées. Par défaut, toutes les réservations éligibles sont automatiquement sélectionnées (cochées). Décochez les cases des réservations que vous ne souhaitez pas inclure dans votre lot de paiements.
- Faites défiler vers le bas pour consulter la section Ajustements. Pour plus d’informations sur les opérations d’ajustement, cliquez ici.
- Cliquez sur Obtenir le paiement pour afficher un récapitulatif du paiement de vos revenus. Remarque : Vous ne pouvez soumettre un versement de revenus que si la valeur nette est positive. Si le montant total de vos gains est négatif, vous devrez attendre d’avoir effectué d’autres transactions de réservation pour être éligible.
- Si tous les détails du récapitulatif des paiements sont corrects, cliquez sur Confirmer.
- Débitez le montant total sur votre UPC en utilisant les détails de la carte. En fonction de votre rôle d’utilisateur sur YCS, vous verrez les détails de la carte masqués ou complets.
- Le lot de paiement approuvé et les détails de la transaction seront reflétés sur YCS >> Finance >> Versements. Les écritures incluses dans le lot de paiements approuvés ne seront plus affichées sur la page Transactions en cours – revenus. Pour plus d’informations, voir : Comment puis-je consulter les paiements antérieurs ?
Qu’est-ce qu’une opération d’ajustement ?
Sur la page Finance >> Transactions en cours – Revenus , il y a une section appelée Ajustements. Agoda procède à des ajustements manuels pour s’assurer que les revenus versés aux partenaires sont corrects. Lorsque des ajustements manuels sont effectués, ils apparaissent sous la rubrique Ajustements dans la section Ajustements. Des ajustements manuels sont effectués pour les raisons suivantes, mais sans s’y limiter :
- Frais perçus pour lerefus d’une réservation confirmée par Agoda
- Taux d’imposition incorrect sur les réservations
- Accords conclus pour permettre aux clients d’annuler leur réservation avec une politique d’annulation différente de celle de la réservation initiale
- Soldes impayés ou surfacturations
Lorsqu’une transaction d’ajustement est incluse dans un lot de paiement approuvé, elle est supprimée de la section Ajustements . L’ajustement sera alors reflété dans le lot de paiements correspondant sur le site web de la Finances >> PageVersements. À noter :
- Les opérations d’ajustement ne peuvent pas être exclues des lots de paiement.
- Vous ne pouvez soumettre un versement de revenus que si la valeur nette disponible pour le versement est positive. Si le montant total de vos gains est négatif, vous devrez attendre d’avoir effectué d’autres transactions de réservation pour être éligible.
Comment puis-je délivrer un nouveau UPC ?
Si vous ne chargez pas l’UPC dans les 24 heures suivant sa délivrance, vous devrez le réémettre en suivant les étapes ci-dessous. Remarque : Assurez-vous que l’état du paiement est Non payé ; si l’UPC a été partiellement débité, le bouton Réémettre la carte ne sera pas disponible.
- Rendez-vous sur YCS >> Finance >>Versements et localisez le lot de paiement pour lequel vous devez réémettre l’UPC.
- Sous la date d’expiration du lot de paiement, vous trouverez le bouton orange Réémettre la carte.
- Les détails de la nouvelle carte UPC seront fournis. Veuillez débiter le montant total du lot de paiement dans les 24 heures suivant la réception de la nouvelle carte CUP afin de vous assurer qu’elle n’expire pas à nouveau.
- Vous pouvez réémettre une UPC pour un lot de paiements jusqu’à trois fois. Si une nouvelle émission est nécessaire, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide pour le paiement.
Comment gérer les prélèvements partiels pour les UPC sur ePass ?
Lorsque vous facturez des paiements avec des UPC générés sur YCS >> Finance, assurez-vous que le montant total du paiement est facturé, car celui-ci ne peut être facturé qu’une seule fois. Voici comment gérer les facturations partielles.
- Qu’est-ce qu’un prélèvement partiel ? Il y a prélèvement partiel lorsqu’une partie seulement du montant total du paiement est prélevée, laissant un solde en suspens qui sera prélevé ultérieurement.
- Causes courantes des prélèvements partiels :
- Transactions approuvées en commun mais qui n’ont pas été entièrement facturées ou autorisées pour le montant total.
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- Les limites des machines POS/EDC (Electronic Data Capture) qui empêchent de facturer le montant total en une seule fois.
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- Le lot de paiement n’a pas été entièrement chargé et le solde restant a été renvoyé sur la carte UPC (autorisation inversée).
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- Erreurs sur les machines POS/EDC pendant la facturation, entraînant l’annulation par la banque du montant facturé à l’UPC (autorisation d’annulation).
- Comment gérer les prélèvements partiels ?
Pour corriger des prélèvements partiels, vous devez demander une recharge en suivant les étapes ci-dessous. Veuillez noter que l’autorisation inverse, qui renvoie un montant autorisé ou réglé, n’est pas recommandée car le suivi du montant dans notre système peut prendre jusqu’à 14 jours, ce qui retarde considérablement le processus de rechargement.
- Régler la transaction partielle en facturant le montant du paiement partiel.
- Vérifiez le statut de paiement du lot de paiement pour vous assurer qu’il est marqué comme Payé avant de continuer. (YCS >> Finance >> Versements >> cliquez sur le lot respectif pour voir les détails)
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- Si le statut du paiement est Autoriser (non retourné), veuillez nous contacter pour demander que le solde total soit rechargé.
- Allez surRendez-vous sur YCS et cliquez sur le bouton « Besoin d’aide » dans le coin inférieur droit de la page
- Sélectionner les paiements >> Demande de paiement >> Gérer les paiements >> Contacter Agoda
- Fournissez les détails de votre demande, y compris le numéro de référence du lot de paiement pour lequel vous devez demander un complément.
- Allez surRendez-vous sur YCS et cliquez sur le bouton « Besoin d’aide » dans le coin inférieur droit de la page
- Si le statut du paiement est Autoriser (non retourné), veuillez nous contacter pour demander que le solde total soit rechargé.
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- Si le statut du paiement est Autorisation inversée (retournée),
- Contactez votre banque pour vous renseigner sur l’état de la transaction et vérifier si l’annulation a été traitée avec succès.
- Il faut compter jusqu’à 14 jours pour que le montant soit reversé sur la carte UPC.
- Une fois que le montant a été reversé à l’UPC, contactez-nous pour demander que le solde total soit rechargé.
- Allez surRendez-vous sur YCS et cliquez sur le bouton « Besoin d’aide » dans le coin inférieur droit de la page
- Sélectionner les paiements >> Demande de paiement >> Gérer les paiements >> Contacter Agoda
- Fournissez les détails de votre demande, y compris le numéro de référence du lot de paiement pour lequel vous devez demander un complément.
- Si le statut du paiement est Autorisation inversée (retournée),
FAQ
Il n’y a pas de limite au nombre d’approbations de l’UPC que vous pouvez soumettre quotidiennement. Veillez toutefois à ne pas dépasser votre limite de crédit journalière. N’oubliez pas que chaque carte UPC est valable 24 heures après son émission.
Les paiements doivent être portés au crédit de l’UPC dans les 150 jours suivant la date de départ de la réservation. Passé ce délai de 150 jours, vous ne pourrez plus prétendre à la rémunération.
Vérifiez le numéro de la carte UPC, le numéro CVV, le montant du paiement et la date d’expiration, ainsi que votre connexion Internet. Si vous avez effectué un prélèvement partiel, veuillez suivre les étapes ci-dessus pour résoudre l’erreur.
Vous recevrez un e-mail portant la mention« MODIFIÉ » dans la ligne d’objet, qui contiendra une confirmation de réservation mise à jour. Le nouveau montant apparaîtra également dans la section Booking Transactions de la page YCS >> Finance >> page des Transactions en cours. Suivez les étapes décrites dans Comment régler les paiements ? Si la modification est intervenue après la transaction initiale, la différence sera indiquée dans la section Transactions d’ajustement. Voici un exemple de confirmation de réservation mise à jour pour une réservation modifiée : 
Assurez-vous que votre rôle d’utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour accéder à la visionneuse d’informations sur les cartes sur YCS. Pour plus d’informations, voir : Comment gérer l’accès des utilisateurs à ma propriété à l’aide de l’outil de gestion des utilisateurs YCS ? Si vous ne parvenez toujours pas à consulter les détails de la carte afin de débiter l’UPC, veuillez vous reporter à la rubrique : Que dois-je faire si je ne peux pas débiter un paiement ?
L’autorisation de contre-passation ne modifie pas le statut payé. Le système marque automatiquement les réservations comme payées lorsqu’un lot de paiement est créé et approuvé, même si le paiement n’est pas encore réglé.
Une fois qu’un lot de paiement est soumis, il ne peut être annulé. Veuillez créer un nouveau lot de paiement comprenant la transaction de réservation pour laquelle vous souhaitez réclamer vos gains.
Non, les cartes UPC ne peuvent être débitées qu’une seule fois. Veillez à créer des lots de paiements qui ne dépassent pas les limites de votre terminal POS. Par défaut, toutes les écritures sont sélectionnées lorsque vous créez un lot de paiement. Cependant, vous pouvez désélectionner (décocher) autant d’inscriptions que nécessaire pour modifier le montant total à payer sur la page YCS >> Finance >> Transactions en cours – Page des revenus.
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