Cet article explique la procédure de réception des paiements via la Carte de Paiement Unique sur le Service autonome de Gestion des paiements électroniques (ou UPC sur ePass), et notamment le règlement des paiements, le traitement des transactions d’ajustement et l’émission de nouvelles cartes.

Qu’est-ce qu’un UPC sur ePass ?

La Carte de Paiement Unique sur le Service autonome de Gestion des paiements électroniques (ou UPC sur ePass) est un mode de paiement pratique pour les hôtels partenaires qui est disponible sur l’extranet YCS, sous l’onglet Finance.

Une carte de crédit virtuelle à usage unique (UPC) est générée, cela vous permet de créer un lot de paiement pour plusieurs réservations. Voici quelques points clés à retenir :

  1. Régler les paiements dans les 24 heures :
    Il est important de débiter la carte de crédit virtuelle dans les 24 heures pour éviter son expiration. Sinon, vous devrez attendre 72 heures pour générer une nouvelle carte.
  2. Cette carte est limitée à des paiements spécifiques :
    L’UPC ne peut être utilisé que pour les paiements effectués via des terminaux de point de vente sous le code de catégorie de commerçant (MCC) 7011. Cette catégorie comprend les établissements d’hébergement tels que les hôtels, les motels, les resorts et les services de réservation.
  3. Délai de paiement :
    Les paiements doivent être traités dans les 150 jours suivant la date de départ, après quoi ils ne peuvent plus être réclamés. Veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide si l’un de vos paiements a expiré.

Consultez Qu’est-ce que ePass ? pour plus d’informations.

Comment régler les paiements ?

Pour régler les paiements via UPC sur ePass, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre compte YCS >> rubrique Finances.
  2. Sélectionnez Transactions en cours.

3. L’onglet Transactions de réservation en cours affiche quels paiements sont dûs pour chaque réservation.

4. Sélectionnez les réservations que vous souhaitez facturer dans la section Approuver.

5. Consultez la section Transactions d’ajustement pour tout ajustement de paiement. Cliquez ici pour plus d’informations.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Cliquez sur Soumettre pour passer à la page récapitulative, où vous verrez le solde impayé.

8. Chargez le montant total du solde impayé en utilisant les détails masqués ou complets de la carte et cliquez sur Selon votre rôle d’accès, vous verrez les détails de la carte masqués ou complets.

9. Les paiements approuvés apparaîtront sur la page Versements ou Toutes les transactions. Les détails de la carte et de la transaction seront disponibles sur ces pages. Pour plus d’informations, reportez-vous à Comment puis-je consulter les paiements antérieurs ?

Qu’est-ce qu’une opération d’ajustement ?

Sous l’onglet Transactions d’ajustement sur YCS, vous trouverez des réservations avec tous les ajustements de paiement nécessaires, notamment en ce qui concerne les surcharges, soldes impayés et les refus de réservation.

À noter :

  • Toutes les transactions ajustées doivent être incluses lors d’un paiement.
  • Assurez-vous que vous soumettez le paiement comme un montant positif. Si le montant total approuvé est négatif, veuillez attendre d’autres transactions de réservation.

Comment puis-je émettre une nouvelle carte ?

Si vous ne parvenez pas à facturer la carte dans les 24 heures suivant son émission, suivez ces étapes pour émettre une nouvelle carte :

  1. Accédez à Finance > Versements et localisez le lot que vous souhaitez réémettre.
  2. Cliquez sur le bouton orange Réémettre la carte situé sous la date d’expiration.
  3. Effectuez le paiement intégral du lot en utilisant les nouveaux détails UPC dans les 24 heures pour éviter que la carte n’expire à nouveau.
  4. Un même lot peut être réémis jusqu’à trois fois ; après cela, veuillez nous contacter pour le paiement.

FAQs

1. Y a-t-il une limite au nombre d'approbations d’UPC que je peux soumettre par jour ?

Aucune limite ne s’applique ; veillez toutefois à ne pas dépasser votre limite de crédit journalière car la carte, une fois émise, ne sera valable que pendant 24 heures.

2. Que dois-je faire si je n’ai facturé qu'une partie du montant ?

Contactez-nous pour nous informer du solde que vous avez besoin de facturer et demander une recharge. Pour plus d’informations, reportez-vous à cet article: Comment puis-je gérer les facturations partielles dans l’onglet Finance ?

3. Que se passe-t-il si j'ai dépassé le délai de 150 jours pour percevoir le paiement de la réservation ?

Les paiements doivent être traités dans les 150 jours suivant la date de départ, après quoi ils ne peuvent plus être réclamés. Si c’est le cas, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide.

4. Pourquoi ne puis-je pas débiter la carte alors que le paiement a été facturé dans les 24 heures ?

Veuillez vous assurer que vous avez correctement facturé la carte en vérifiant le numéro de celle-ci, le code CVV, le montant du paiement, la date d’expiration de la carte, ainsi que votre connexion Internet lors de la facturation.

Si un montant partiel a été payé, le remboursement n’est pas possible même dans les 24 heures. Si le problème persiste, contactez-nous.

5. Comment puis-je régler les paiements pour les réservations modifiées ou annulées ?

Nous vous enverrons un e-mail de modification (avec « MODIFIÉ » en objet) contenant un bon d’hôtel. Le montant mis à jour sera reflété dans la section Transactions de réservation sur la page des Transactions en cours. Procédez au paiement en suivant les étapes sous « Comment régler les paiements ».

Si la modification a été effectuée après le transaction, les différences seront mises à jour la section Transactions d’ajustement sur la page Transactions en cours .

6. Pourquoi ne puis-je pas afficher l’UPC et le numéro CVV complet ?

Seulement rôles spécifiques (Card Viewer) pourra afficher les UPC et les numéros CVV complets. Si des changements de rôles sont nécessaires, veuillez nous contacter.

Si vous rencontrez d’autres problèmes, veuillez consulter notre page Que dois-je faire si je ne peux pas débiter un paiement ?

Nous contacter : 

Vous cherchez encore une solution ? Contactez-nous via le bouton Besoin d’aide sur YCS ou via l’une de ces autres méthodes.

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